Vaguemestre
Présentation de la direction
La direction supports et logistique contribue à la mise en œuvre des politiques publiques de la collectivité en assurant des missions transversales d’appui, d’expertise et d’offre de services. La fourniture de prestations de service et de mise à disposition de ressources et moyens aux services départementaux concourt au bon fonctionnement de l’institution. L’offre de service de la direction s’inscrit dans un contexte d'adaptation continue aux évolutions de l’institution et aux développements de nouveaux usages.
Présentation du service
Le service courrier, dématérialisation et évènementiel est garant des procédures de traitement du courrier à l'arrivée et des moyens opérationnels pour l'expédition du courrier sortant. Il est prestataire de service auprès des directions pour l'organisation des manifestations et réceptions (restauration, aménagement et sonorisation). La mise en oeuvre de ces activités s'appuie sur 2 unités : courrier et dématérialisation et réceptions et évènementiel.
Présentation de l'unité
L'unité courrier et dématérialisation gère au quotidien le courrier du siège : orientation, distribution, dématérialisation, enregistrement, affranchissement. Elle équipe les sites départementaux de moyens d’affranchissement et développe les bonnes pratiques en matière d'affranchissement. Elle gère le budget de l'affranchissement de la collectivité. Elle accompagne et développe la gestion dématérialisée du courrier (Admimail, i-parapheur). Elle assure la mise à jour des arrêtés de délégation de signature. Elle remet les certificats électroniques pour télétransmission d’actes, ou pour signature électronique des marchés et de la certification du service fait.
Vos futures missions
Vous :
Collectez et distribuez le courrier, les parapheurs et les colis (arrivée/départ) des services sur les sites départementaux de l’agglomération nantaise
- Assurer les liaisons au sein de l’agglomération nantaise, via les 2 tournées prédéfinies, entre les services du département et avec les différents organismes (préfecture, paierie départementale, autres partenaires)
- Trier et répartir les courriers entrants, les parapheurs et les colis par site
- Trier et affranchir le courrier départ (affranchissement des plis recommandés, colis, …)
- Effectuer diverses livraisons de colis sur l’agglomération nantaise et de façon plus exceptionnelle sur le reste du département pour assurer la continuité de service
Ouvrez, orientez, enregistrez et numérisez le courrier entrant
- Ouvrir, orienter, qualifier, numériser et enregistrer les courriers et courriels entrants sous Admimail
- Préparer, trier et numériser les courriers et courriels à dématérialiser via Soliged ou Démabox
- Gérer la boite contact.externe@loire-atlantique.fr
- Mettre à jour les tableaux de bord journaliers du courrier entrant
- Archiver les courriers
Assurez le suivi, l’affranchissement du courrier et des colis
- Effectuer le tri du courrier : pré-affranchissement par type, compte, format et destination
- Mettre à jour des tableaux de suivi du courrier sortant (recommandés, colis, commande de cartouches…)
- Gérer de la boite mail de service DSL-CR.courrier@loire-atlantique.fr et contribuer à l’optimisation des pratiques courriers
Compétences attendues
- Savoir organiser, planifier une tournée, consulter un plan
- Connaitre l’organisation du département, ses compétences et missions
- Bon rédactionnel
- Connaitre les gestes et postures de manutention
- Pratiquer l’éco-conduite
- Pratiquer les outils bureautiques (Excel, Teams et messagerie électronique Outlook, Word)
- Être en capacité d’utiliser les outils et logiciels spécifiques métier (Admimail, Soliged, Démabox…)
- Qualités relationnelles, d’expression et d’écoute
- Ponctualité, discrétion
- Sens du travail en équipe
- Sens de l’organisation, d’initiative, rigueur, réactivité, adaptabilité
Horaires du service : 8h00 / 17h00
Travail très ponctuel le week-end
Avoir une tenue correcte et adaptée
Port de charge quotidien (pas de contre-indications médicales)
Titulaire du permis B