Postuler à l'offre : assistant ou assistante administratif.ve du service parcours et soutien à domicile CDD

Vous assurez le secrétariat et la gestion des ressources du service parcours et soutien à domicile, appuyer l’organisation des réunions et l’animation des relations avec les partenaires internes et externes du service

Vous assurez le secrétariat des 2 unités du service (unité Service autonomie à domicile (SAD) et unité Prévention et soutien à l’innovation (PSI))

Activités : 

Un volet d’activités partagées à l’échelle des assistantes du service: 

• Assurer l’accueil téléphonique du service et la permanence téléphonique de la Direction Autonomie, en lien avec les assistantes de l’offre médico-sociale et du secrétariat de direction
• Appui à la diffusion et suivi du courrier interne et externe y compris sur le logiciel courrier admimail (notes, courriers, parapheurs) 
• Soutien à l’organisation de rendez-vous partenaires, réunions et évènements portés par les unités 
• Gestion et mise à jour du fichier contacts partenaires en lien avec les autres unités et services
• Assurer le suivi des moyens matériels et logistiques du service : commande, réception et classement des fournitures de bureau, commande et suivi des stocks papier, cartouches d’encre, enveloppes pour le service, commande de mobilier en lien avec les moyens généraux, centralisation des demandes d’intervention en lien avec le relais de site
• Assurer la référence archives du service (mise à jour du tableau de gestion, suivi et accompagnement des unités)

 
Un volet d’activités spécifiques pour l'unité Service autonomie à domicile (SAD) et l'unité Prévention et soutien à l’innovation (PSI) :

• Assurer le secrétariat de 2 unités du service : l’unité SAD et l’unité PSI 
• Être en appui dans la gestion des appels à candidatures dotations complémentaires pour les services autonomie à domicile : publication sur le site du Département, envoi aux partenaires, réception des candidatures
• Gérer les arrêtés de tarification des SAD et d’AVP (aide à la vie partagée) et leur suivi
• Recenser les dates des inaugurations des habitats inclusifs en contactant les porteurs
• Être en appui de la gestion des courriers manuels et dématérialisés (Admimail) : rédaction, suivi/relance, mise sous pli, scan de documents
• Aider à l’organisation de réunions partenariales : recherche de dates, réservation de salles et de la convivialité si nécessaire, préparation et envoi et relance des invitations ou ordre du jour, suivi des participants, préparer la liste d’émargement, envoi de documents annexes et comptes-rendus
• Aider à l’organisation de réunions techniques et rendez-vous divers pour les membres de l’équipe comme les réunions d’unité : recherche de dates, réservation de salles, envoi des invitations et suivi des participants
• Valider sur le logiciel e-temptation les congés des collègues des 2 unités