Assistant ou assistante de service
Présentation de la direction
Le service organisation accompagne les évolutions de la collectivité. Dans cette petite équipe dynamique, les missions des conseillères et conseillers en organisation se déclinent en 4 axes principaux : améliorer l’organisation, accompagner le changement, diffuser les bonnes pratiques et développer la culture projet. Ils ou elles interviennent après sollicitation de la direction générale sur des projets transverses ou stratégiques, ou encore des directions et services demandeurs d’un appui. Ils ou elles analysent les processus et les organisations, proposent de nouveaux outils, méthodes en appui aux managers et à leurs équipes, au service de l’efficacité et de la qualité du service public. Aux côtés de ces conseillères et conseillers en organisation, une chargée de coordination et de projets suit l’état d’avancement du projet stratégique, pilote l’organisation des instances managériales de la collectivité et planifie les réseaux métiers.
Vos futures missions
Vous assurez l’assistance des responsables des services et soutenez les cadres des deux services dans leurs missions (métiers des cadres : conseillers en organisation, chargés d’études)
Activités :
- Vous assurez la fonction d’assistance : accueil téléphonique, gestion des agendas des responsables, planification de réunions, gestion des fournitures, suivi des besoins numériques, référent.e archives, référent·e numérique, contributeur·rice Planet (intranet)
- Vous assistez les cadres dans leurs missions : travaux ponctuels de mise en forme de supports (diaporama de présentation, outil d’animation de réunion, fiche outils, rapport etc.), soutien pour l’organisation des instances managériales de la collectivité, préparation de la commission consultative des services publics locaux (CCSPL) en lien avec la contrôleuse de gestion etc.
- Vous mettez en place et suivre des consultations de marchés publics (4 par an) et assurer le suivi budgétaire et comptable (10 bons de commande max par an)
Compétences attendues
- Connaissance de la vie administrative et des services de la collectivité
- Maîtrise des processus transversaux internes (délibératif, logistique, ressources humaines…)
- Compréhension des règles et procédures de commande publique, d’exécution budgétaire et comptable
- Maîtrise d’outils bureautiques et logiciels métier : Microsoft 365, Grand Angle, Délib, Admimail, Ger Espaces, Marcoweb, plateforme des marchés publics, Draw…
- Connaissance des techniques documentaires de classement et d’archivage
- Application des règles et consignes de la démarche qualité accueil
- Polyvalence, curiosité, rigueur
- Anticipation, organisation, gestion des priorités
- Réactivité, autonomie
- Discrétion, diplomatie
- Capacité et goût au travail en équipe