Postuler à l'offre : Assistant ou assistante mutualisée de service

Les fonctions s’exercent auprès de deux services de la direction patrimoine immobilier : service énergie des bâtiments et, service budget et moyens financiers. L’assistant ou l’assistante apporte une aide aux encadrant·es des services en termes d’organisation de la vie des services, d’accueil, et de suivi de dossiers. Il ou Elle facilite la coordination et la circulation de l’information au sein des services, entre les services et la direction, et auprès des partenaires. Il ou elle relaye, en cas de besoin, l’assistant·e du service gestion du patrimoine bâti.

Activités :

Au titre du secrétariat des deux services :

• Assurer l’accueil téléphonique et physique et la transmission des informations
• Gérer les agendas des encadrant·es et des professionnel·les du service
• Faire le suivi des rendez-vous, organiser des réunions (aspects logistiques, préparation de dossiers) et participer, selon nécessité, aux réunions en vue de diffuser les informations et de préparer les compte-rendus.
• Gérer les courriers, parapheurs entrants et sortants, que ce soit en format papier ou en format dématérialisé : aide à la rédaction, mise en forme, expédition, enregistrement, répartitions et suivi logiciel courrier et organisation de la circulation de la documentation au sein des services 
• Assurer le suivi voire coordonner la présentation des rapports en commission permanente et à l’Assemblée départementale (mise en forme, enregistrement dans le logiciel Airdélib…) en garantissant le respect des délais.
• Créer, suivre et compléter des plannings et documents de gestion de l’activité à la demande des chef.fes de service
• Participer en tant que besoin à l’élaboration de documents types selon les besoins et actualités des services, Soutenir les collaborateur.rices des services et les chef.fes de service sur le volet administratif, communication
• Contribuer au partage d’information en soutien des encadrant.es : repérer les actualités de la collectivité (instances paritaires, actualités de l’intranet…) et participer au suivi de l’actualité thématique en lien avec l’activité (veille ponctuelle)
• Aider à l’organisation de la continuité de service et par délégation, effectuer le suivi des agent.es des services s’agissant des formations, des prévisions de congés, des entretiens annuels…, proposer ou compléter des outils de suivi, et saisir les informations dans les logiciels (Etemptation, espace agents…) 
• Relayer les autres assistant.es de la direction en cas de nécessité

Autres activités :

• Être le ou la correspondant.e archives des services
• Apporter un soutien logistique et matériel aux équipes (commande de fournitures après recensement, consommables, demandes de 1ères interventions)
• Réaliser les demandes informatiques et logistiques lors de l’arrivée d’un.e nouvel.le agent.e.

Activités spécifiques au service énergie des bâtiments

• Aider à la rédaction, impression et diffusion du bilan annuel des consommations d’énergies
• Créer, éditer, enregistrer et envoyer les bons de commandes (GDA)
• Assister le service énergie des bâtiments dans l’organisation de formations qu’il anime