Assistant ou Assistante financier·e et administratif·ve

Direction : Direction culture et patrimoine
Service : Archives départementales
Type de contrat : Emploi permanent
Filière : Filière administrative
Cadre d'emploi : Adjoint·e administratif·ive
Nantes - C
Contact RH : Hélène BAZILE SENECHAL - Chargée de recrutement 02 40 99 10 35
Nom et coordonnées manager direct N°1 : Nathalie LEMAITRE - Responsable unité affaires générales 02 51 72 93 24
Réf. : S-40882A-2592
Adresse : 6 rue bouillé
Date limite de candidature : 02/11/2025
Avantages sociaux : Chèques déjeuner ; Participation employeur sur l’abonnement transports en commun ; Participation employeur sur la complémentaire santé et sur la prévoyance ; Comité des œuvres sociales (tarifs préférentiels billetterie, vacances, culture…) ; Forfait mobilité durable ; Possibilité de télétravail et équipements liés au télétravail
NBI : Non
SEGUR : Non

Présentation de la direction

La Direction culture et patrimoine met en œuvre la politique culturelle départementale. Cette dernière se décline autour de grands engagements : le soutien aux artistes et aux acteurs culturels dans toute leur diversité, la favorisation de l’accès à la culture pour le plus grand nombre (grâce à des dispositifs transversaux autour de l’éducation artistique et culturelle, du lien culture-social, des pratiques amateurs), l’accompagnement des territoires (avec notamment les projets culturels de territoire et le développement du réseau lecture publique). La valorisation du patrimoine participe aussi de cette politique à travers l’entretien et l’ouverture au public des propriétés départementales monuments historiques (châteaux de Clisson et de Chateaubriant, Domaine de la Garenne-Lemot, Folies Siffait…) ainsi qu’avec la mise en valeur des collections départementales (Musée Dobrée, Archives). Politique transversale par définition, la culture participe à l’ensemble des enjeux éducatifs, sociaux, citoyens et écologiques portés par le Département de Loire-Atlantique dans le cadre de son projet stratégique.

Présentation du service

Les missions des Archives sont définies par les articles L 212-6 à L 212-10 du code du patrimoine et s’articulent autour des trois axes suivants : constitution d’un patrimoine historique départemental sur tous supports, papier et numérique ; tri, classement, description et préservation de ce patrimoine, de façon à le rendre accessible à tous et participer ainsi de l’exercice citoyen de la démocratie, les archives reflétant l’action publique et servant à fonder et justifier les droits des citoyens ;  communication et mise en valeur des fonds.

Vos futures missions

Vous avez en charge la gestion des achats du service, la comptabilité, le suivi du budget et la régie de recettes de l’établissement ainsi que le suivi de marchés publics. Vous assurez une suppléance ponctuelle en matière de secrétariat et d’intendance des bâtiments, participation ponctuelle aux actions d’accueil des publics.

Activités :

Achats

  • Contact avec une centaine de fournisseurs ou prestataires dont les produits ou activités concourent à la réalisation des missions du service
  • Passation et suivi de tout type de commandes y compris sur marchés transversaux de la collectivité (de la demande de devis à la réception et vérification de la commande)

Comptabilité

  • Suivi de l’exécution des dépenses : engagement et liquidation des factures, y compris sur marchés publics
  • Suivi des subventions accordées par les Archives départementales dans le cadre de la politique culturelle du Département
  • Tenue de l’inventaire des fournitures administratives

Budget

  • Suivi de l’exécution du budget du service (tenue de tableaux de suivi)

Régie de recettes 

  • vente de publications, réalisation de travaux de reproduction, délivrance de copies d’actes)
  • Responsable de la régie de recettes du service (suivi quotidien des demandes de paiement, encaissements, clôture de fin de mois, stock boutique)

Marchés publics

  • En lien avec la secrétaire générale, passation et suivi de marchés publics (lancement procédures et suivi de l’exécution des marchés)

Tâches ponctuelles

  • Secrétariat (assuré en l’absence de la secrétaire et/ou de la responsable du pôle) : enregistrement des courriers"Arrivée" et "Départ", gestion, classement et envoi du courrier
  • Intendance des bâtiments et du matériel (assurée en l’absence de la secrétaire générale, en lien avec la secrétaire et l’agent de maintenance) : contact avec les entreprises de maintenance des bâtiments et du matériel pour toute demande d’intervention
  • Rédaction de rapports à la commission permanente et notification des décisions
  • Participation ponctuelle aux actions d’accueil des publics : standard téléphonique (notamment le mardi matin), accueil physique et téléphonique pendant les heures d’ouverture, présence lors de manifestations organisées par le service, en soirée ou le week-end (Journées du patrimoine …).

Horaires : permanences, par roulement, matin et/ou soir au secrétariat général (entre 8h30 et 17h30). Contraintes liées
aux heures d’ouverture au public lorsque l’agent assure les fonctions d’accueil (établissement ouvert les lundi, mercredi,
jeudi et vendredi de 9h à 17h et le mardi de 13h30 à 18h)

 

Compétences attendues

  • Connaissance des logiciels métiers de la collectivité (Grand Angle, Marco, Atexo, Délib, Admimail) et de ceux propres au service (Arkhéîa, Oxygeno, DFT net) – possibilité de formations
  • Connaissance et maîtrise des logiciels bureautiques (Excel …)
  • Capacités d’organisation et d'autonomie
  • Rigueur et discrétion
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