Assistant ou Assistante de service
Direction :
Direction patrimoine immobilier
Service :
Service gestion du patrimoine bâti
Type de contrat :
Emploi permanent
Filière :
Filière administrative
Cadre d'emploi :
Adjoint·e administratif·ive
Nantes
- C
Contact RH :
Hélène Bazile Sénéchal - Chargée de recrutement - 02 40 99 10 35
Nom et coordonnées manager direct N°1 :
Quentin Aillot - Chef du service gestion du patrimoine bâti - 02 40 99 10 52
Marie-Audrey Piette - Adjointe au chef de service - 02 40 99 15 51
Réf. :
S-53968A-2683
Adresse :
8 rue sully
Date limite de candidature :
12/12/2025
Avantages sociaux :
Chèques déjeuner ; Participation employeur sur l’abonnement transports en commun ; Participation employeur sur la complémentaire santé et sur la prévoyance ; Comité des œuvres sociales (tarifs préférentiels billetterie, vacances, culture…) ; Forfait mobilité durable ; Possibilité de télétravail et équipements liés au télétravail
NBI :
Non
SEGUR :
Non
Présentation de la direction
La direction patrimoine immobilier regroupe 70 agentes et agents qui travaillent pour :
- moderniser et adapter le patrimoine immobilier (+ de 300 bâtiments départementaux et 83 collèges publics pour près d’1 000 000 m²)
- construire, reconstruire, moderniser le parc des collèges publics
- rendre accessible et adapter le parc immobilier tertiaire
- poursuivre notre effort de transition écologique des bâtiments
- rénover et mettre en valeur les monuments historiques
- organiser la réhabilitation et l’entretien des bâtiments en lien avec les équipes déconcentrées
- piloter et suivre la mise en œuvre des règlementations liées à l’incendie et l’hygiène sécurité (plan de prévention, amiante, radon, accessibilité, etc.)
La sous-direction des opérations immobilières assure le pilotage et la coordination des programmes immobiliers liés au développement et à la modernisation du patrimoine. Elle est composée de 29 agentes et agents répartis sur deux services : Service développement du patrimoine bâti et Service modernisation du patrimoine bâti.
Présentation du service
Le service, composé de 17 agentes et agents, a pour missions de :
- mettre à disposition des services du Département les locaux, en propriété et location, nécessaires à la réalisation de leurs missions et dans tous les domaines ;
- assurer la gestion immobilière et locative du parc ;
- accompagner les unités bâtiments au territoire dans leur mission d'entretien des bâtiments (élaboration et suivi des marchés structurants, expertise hygiène et sécurité, maintenance, bureau d’étude) ;
- piloter des études et diagnostics thématiques transversaux ;
- assurer l’entretien et les opérations de restauration des monuments historiques.
Vos futures missions
Vous apportez une aide en matière d’organisation générale, de gestion, de communication et d’accueil pour l’ensemble des activités administratives du service et aurez en charge des missions d’appui. Vous assurez également la continuité du secrétariat des services budget et moyens financiers et énergie des bâtiments (en l’absence du secrétariat).
Assistance à la coordination et à l’organisation du service :
- Soutenir les agent.es du service pour l’ensemble des activités administratives
- Enregistrer et classer les courriers « arrivé et départ », gérer les délais, traiter et diffuser l’information
- Gérer et suivre les courriers et bons de commandes sortants
- Gérer la base documentaire liée à l’astreinte
- Gérer les agendas avec une attention particulière sur la gestion du service, planifier les réunions, rédiger des comptes-rendus de réunions, établir les plannings d’astreinte
- Mettre en forme et relire tous types de documents (courrier, tableau, diaporama, photographies, tableaux de suivi …) pour des présentations à destination des élu·es et directeur·rices
- Assurer l’accueil téléphonique et physique, orienter les interlocuteurs internes et externes
- Anticiper et organiser l’arrivée de nouveaux agent.es (gestion matérielle, fournitures, demande d’accès et équipements informatiques, aide à l’organisation du parcours d’intégration…)
- Apporter un soutien logistique et matériel aux équipes (commandes de fournitures après recensement, consommables, demandes de 1ère intervention)
Commission permanente :
- Recenser les affaires à l’ordre du jour auprès des gestionnaires de dossiers, relancer, et suivre dans le tableau de validation des commissions permanentes, en lien avec la Direction et la sous-direction des opérations immobilières
- S’assurer de la cohérence rédactionnelle, mettre en forme les rapports et délibération (AIRdélib) et procéder aux demandes de validation
Commande publique :
- Rédiger, éditer, envoyer les bons de commande (Gima/Admimail/Atexo), assurer un suivi dans le tableau.
- Accompagner spécifiquement les agents·es de l’unité commande publique dans le cadre de la passation et/ou de l’exécution des marchés transversaux.
- Être le.la correspondant·e pour le contrôle de la légalité des pièces de marchés.
Références au sein du service :
- Être référent·e sur le logiciel Admimail (parapheur électronique) : aider les utilisateurs, créer, transmettre, tracer les courriers et les notes, les archiver) et garantir l’usage de la procédure des courriers (appliquer les chartes graphique et bureautique)
- Être le.la correspondant·e archives des documents papiers ou informatiques
Transversalité entre services de la direction :
- Travailler en binôme avec l’assistant·e des services budget et moyens financiers et énergie des bâtiments pour assurer la continuité du secrétariat. Relayer les autres assistantes de la direction en cas de nécessité.
Compétences attendues
- Connaissances générales de l’organisation de la collectivité
- Bonne capacité d’expression écrite et orale
- Maitrise des techniques de secrétariat
- Qualités relationnelles, Goût pour le travail en équipe
- Capacité d’organisation requises et capacité à gérer les priorités, à faire preuve de réactivité
- Respect des obligations de discrétion et de confidentialité
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Powerpoint, Outlook), des logiciels métiers (Delib, Admimail, Atexo, GrandAngle)