Assistant ou Assistante de direction générale
Présentation de la direction
La direction générale ressources concourt à la mise en oeuvre des politiques publiques de la collectivité et au bon fonctionnement de ses services. Avec des services « au service » des services, chacune des directions qui la compose apporte son expertise pour garantir un cadre sécurisé à l’ensemble des actions du Département en matière financière, commande publique, juridique, logistique, informatique et ressources humaines.
Vos futures missions
Vous assistez la Directrice générale dans le cadre de ses activités et responsabilités.
Vous assurez une coordination avec les secrétariats des autres directions générales, des directeur.rices et des élu.es, ainsi qu’avec les assistant.es de direction de la direction générale ressources.
Vous animez des temps d’échanges et de partage avec les assistant.es de direction de la direction générale ressources.
Vous travaillez en binôme avec un.e deuxième assistant.e de la Directrice générale ressources pour assurer un suivi des activités.
Vous assurez un renfort régulier auprès de l’assistante du Directeur Général des services et de la Secrétaire générale et assure son remplacement lors de ses absences.
Les activités s’exercent en lien étroit avec le 2ème poste d’assistant.e de la direction générale.
Appui dans l’organisation de la direction générale
- Gérer l’agenda de la directrice générale, les déplacements
- Organiser des réunions ou instances
- Veiller à la cohérence des agendas en lien avec les séquences institutionnelles
- Être en appui sur le suivi des projets et notamment des échéances
- Assurer la gestion du processus de validation des rapports
Appui à la gestion et à la circulation de l’information
- Gérer le courrier papier et dématérialisé
- Assurer un accueil téléphonique et le suivi de la messagerie, garantir la transmission des informations
- Être en lien avec les directions fonctionnelles de la Direction générale ressources par le suivi des demandes à traiter et la circulation de l’information via les espaces collaboratifs.
- Participer aux réunions de direction, de la Commission finances ressources humaines, rédiger des comptes rendus et relevés de décision pour assurer la circulation de l’information
- Aider à la conservation des documents et à l’accessibilité selon les règles définies
- Alimenter l’espace collaboratif de la Direction générale ressources
- Participer au groupe pratiques et métier assistant.es
Continuité de service
- Être en soutien auprès de l’assistante du Directeur Général des services et de la Secrétaire générale, assurer son remplacement en cas d’absences, voire auprès d’autres assistant.es de directions générales ou directions en cas de besoin
- Contribuer, dans le cadre d’un travail en réseau, à l’accueil des nouveaux arrivants sur des postes similaires
Compétences attendues
- Connaissance du fonctionnement de la collectivité et des procédures administratives de la collectivité
- Maîtrise des techniques de secrétariat et Très bonne capacité d’expression écrite et orale et connaissance des normes rédactionnelles
- Capacité d’organisation, d’anticipation, faire preuve de réactivité
- Capacité d’autonomie et d’initiative, et d'adaptation
- Capacité à travailler dans des délais contraints et à gérer les priorités
- Qualités relationnelles, aptitude à la communication
- Discrétion professionnelle
- Sens du travail en équipe et disponibilité
- Maîtrise des outils bureautiques (word, excel, powerpoint, outlook….)
- Maîtrise des logiciels métiers (admimail, airdélib,…..)
- Maîtrise des outils collaboratifs (Teams pour les réunions hybrides, espaces collaboratifs)
- Appétence pour travailler dans un environnement dématérialisé et évolutif