Agent ou agente courrier polyvalent.e - Huissier ou huissière
Présentation de la direction
La direction supports et logistique contribue à la mise en œuvre des politiques publiques de la collectivité en assurant des missions transversales d’appui, d’expertise et d’offre de services. La fourniture de prestations de service et de mise à disposition de ressources et moyens aux services départementaux concourt au bon fonctionnement de l’institution. L’offre de service de la direction s’inscrit dans un contexte d'adaptation continue aux évolutions de l’institution et aux développements de nouveaux usages.
Présentation du service
Le service courrier, dématérialisation et évènementiel est garant des procédures de traitement du courrier à l'arrivée et des moyens opérationnels pour l'expédition du courrier sortant. Il est prestataire de service auprès des directions pour l'organisation des manifestations et réceptions (restauration, aménagement et sonorisation). La mise en oeuvre de ces activités s'appuie sur 2 unités : courrier et dématérialisation et réceptions et évènementiel.
Vos futures missions
Les missions s’exercent au sein des deux pôles de l’unité courrier et dématérialisation (rattachement au pôle orientation et numérisation) :
- Effectuer l’ouverture, l’orientation et la numérisation du courrier entrant au sein du pôle orientation et numérisation.
- Assurer la distribution et l’affranchissement du courrier et la fonction d’huissier à la présidence en l’absence du titulaire, au sein du pôle acheminement et affranchissement
- Traiter le courrier entrant (Environ 70% du temps de travail) -Ouvrir, orienter, qualifier, numériser et enregistrer les courriers et courriels entrants sous Admimail
- Préparer, trier et numériser les courriers et courriels à dématérialiser via Soliged ou Démabox
- Gérer la boite contact.externe@loire-atlantique.fr
- Mettre à jour les tableaux de bord journaliers du courrier entrant
- Mettre à jour les partenaires sur le logiciel courrier
- Archiver les courriers
- Assurer les fonctions d’huissier.ère à la présidence (Environ 20% du temps de travail)
- Assurer un accueil protocolaire, orienter et accompagner les personnes ayant rendez-vous avec le.la président.e, les élu.es, le.la directeur.rice de cabinet et le.la directeur.ice général.e des services
- Participer aux sessions départementales et aux cérémonies commémoratives
- Veiller au respect du dispositif de sécurité à l’étage présidentiel
- Distribuer et collecter le courrier à l’étage présidentiel
- Assurer la distribution de courrier (Environ 10% du temps de travail)
- Assurer les liaisons au sein de l’agglomération nantaise et ponctuellement, sur l’ensemble du département, vers les services départementaux et ses différents organismes partenaires :
Diplômes et titres requis
- Permis B – déplacements à prévoir
Profil et expérience
- Horaires variables en alternance sur plages horaires : 8h à 17 h - 9h00 à 18h00 et occasionnellement pendant les congés scolaires 8 h30 à 17h30
- Avoir une tenue correcte et adaptée -Costume lors du remplacement de l’huissier.ère, et lors des sessions
- Port de charge ponctuel avec EPI
Compétences attendues
- Connaitre l’organisation de la collectivité, ses compétences et ses missions
- Bon rédactionnel
- Connaître les techniques d’accueil téléphonique et physique et de gestion des conflits
- Savoir organiser, planifier une tournée, consulter un plan
- Connaitre les gestes et postures de manutention
- Capacité d’analyse (notamment pour l’orientation des courriers)
- Obligation de réserve et de discrétion
- Faire preuve d’adaptabilité et de réactivité
- Qualités relationnelles, d’expression et d’écoute
- Ponctualité et sens du travail en équipe
- Pratiquer les outils bureautiques (Word, Excel, Teams et messagerie électronique Outlook)
- Être en capacité de s’approprier l’utilisation de logiciels spécifiques (Admimail, Soliged, Démabox)