Assistant.e de direction
Présentation de la direction
La direction solidarités insertion a pour mission le pilotage des politiques de la collectivité en matière d’insertion sociale et professionnelle, d’action sociale de proximité, de logement et de lutte contre les violences faites aux femmes. Elle assure également l’assistance à maîtrise d’ouvrage du système d’information numérique pour le compte de l’ensemble des politiques de solidarités de la collectivité.
La direction solidarités insertion regroupe 3 services : insertion et emploi, développement social, système d’information solidarité et une mission autour de l’observatoire de lutte contre les violences faites aux femmes.
Composée de 56 agentes et agents, la direction adapte et définit les politiques précitées, porte des études et analyses, anime le partenariat départemental, élabore des projets et process visant le soutien à la réalisation des parcours des personnes accueillies et accompagnées sur le territoire départemental.
Vos futures missions
La direction solidarités insertion est composée de 3 services et d’une unité. Les services portent sur les politiques d’action sociale de proximité – insertion – logement et la gestion des systèmes d’information solidarités. L’unité porte sur la lutte contre les violences faites aux femmes. Le comité de direction est composé d’un.e directeur.rice, de 3 chef.fe.s de service et d’un.e responsable d’unité. La mission d’assistance de direction est réalisée en binôme avec un.e second.e assistant.e de direction.
Les activités principales de l’assistant.e de direction sont les suivantes :
- Organiser, coordonner et suivre les dossiers et projets de la direction d’un point de vue administratif et logistique
- Organiser la circulation, la diffusion et le suivi des informations et le classement des dossiers
- Rédiger les comptes rendus et relevés de décision des réunions de direction, participer à la préparation des éléments et des supports
- Assurer l’interface entre la direction et ses différents interlocuteurs internes et externes notamment en assurant la gestion d’espaces collaboratifs (teams, espaceco, etc)
- Gérer les agendas, les plannings, les notes, le courrier, les appels et mails du comité de direction
- Assurer l’interface avec les agent.e.s administratifs.ves des services sur certains projets de la direction
- Planifier et assurer l’organisation des séminaires et évènements de la direction : réservation de salles, invitation des participant.e.s, préparation des dossiers et évaluation flash
- Concevoir et mettre en forme les documents.
Compétences attendues
- Savoir faire preuve d’autonomie, de rigueur
- Capacités d'organisation et d'anticipation
- Capacités relationnelles, rédactionnelles
- Savoir faire preuve de discrétion
- Avoir une bonne connaissance du fonctionnement de la collectivité
- Avoir une bonne maitrise du pack Office (Word, Excel, PowerPoint, d’Outlook et Teams)
- Maitrise du logiciel Admimail et e-tempt@tion
- Maîtrise des outils de communication internes (espaces collaboratifs, équipes Teams)
- Avoir une bonne connaissance de la charte bureautique et de l'orthographe