Postuler à l'offre : Assistant ou assistante de service

Assistance du service : 

• Organiser la vie professionnelle du.de la chef.fe de service et de ses adjoint.es : gestion des agendas, organisation de réunions, de séminaire de service, réservation de salles, transmission d’informations concernant le service, tableau des congés…
• Assurer l’accueil physique et téléphonique, orienter les demandes, participer aux permanences de l’accueil
• Anticiper et organiser l’arrivée de nouveaux agent.es (gestion matérielle, fournitures, accès et équipements informatiques, aide à l’organisation du parcours d’intégration…)
• Proposer des outils bureautiques en lien avec les thématiques ressources humaines : tableaux de bord, schémas, tableaux de planification…
• Suivre certains projets et activités du service : renseignement des tableaux de suivi d’activités.
• Assurer le traitement des dossiers gérés par le.la chef.fe de service et ses adjoint.es ainsi que pour le compte des membres de l’équipe : courriers, rédaction, mise en forme de documents…
• Gérer le courrier entrant et sortant (papier et dématérialisé).
• Diffuser l’information (synthèse des informations, priorisation…), contribuer à la mise à jour de l’intranet, classer et archiver les documents.
• Participer à la continuité de service à l’échelle de la direction ressources humaines en remplaçant l’assistant.e d’un autre service en cas d’absence ou de besoin.

Comptabilité : 

• Assurer le suivi comptable des bons de commandes et factures du service, en lien avec le service pilotage et appui et avec le.la chef.fe de service et ses adjoint.es.

Recrutement : 

• Assurer les publications d’annonces payantes sur LinkedIn et la gestion du tableau de suivi.
• Assister les chargé.es de recrutement dans la mise en œuvre de la procédure de recrutement permanent : publicité des postes (interne, externe, publications payantes), organisation matérielle des groupes d’entretien (planning, réservation de salles, préparation des dossiers, invitations aux entretiens), réponses négatives écrites aux candidat.es non reçu.es.
• Étudier et traiter les demandes de remplacement et de renfort en lien avec le.la chargé.e de recrutement (recrutement d’auxiliaires et affectation des volant.es).
• Gérer les demandes et le suivi administratif des stages, saisonniers, vacataires.
• Assurer le recrutement des apprenti.es ainsi que la gestion administrative.
• Participer à des salons de l’emploi, effectuer du sourcing et contribuer à l’attractivité des métiers de la collectivité.
• Saisir des données et contribuer à la bonne tenue des tableaux de suivi.
• Assurer le traitement des candidatures spontanées.
• Veiller à la continuité des missions de recrutement.
• Participer au groupe pratique et métier « recrutement ».