Assistant ou assistante de service

Direction : Direction ressources humaines
Service : Service emploi compétences
Type de contrat : Emploi permanent
Filière : Filière administrative
Cadre d'emploi : Adjoint·e administratif·ive
Date prévisionnelle d'embauche : 01/06/2026
Nantes - C
Contact RH : Stéphanie LE GLOUANEC - Chargée de recrutement - 02 40 99 12 01
Nom et coordonnées manager direct N°1 : Stéphanie GAILLARD - Cheffe de service - 02 40 99 60 44 Stéphanie LE GLOUANEC
Réf. : S-8079A
Adresse : 23 rue Pitre chevalier
Date limite de candidature : 15/03/2026
Avantages sociaux : Chèques déjeuner ; Participation employeur sur l’abonnement transports en commun ; Participation employeur sur la complémentaire santé et sur la prévoyance ; Carte Cezam à tarif préférentiel ; Chèques CESU préfinancés ; Comité des œuvres sociales (tarifs préférentiels billetterie, vacances, culture…) ; Forfait mobilité durable ; Possibilité de télétravail et équipements liés au télétravail
NBI : Non
SEGUR : Non

Présentation de la direction

Le Département de la Loire-Atlantique est un territoire dynamique d’1,4 millions d’habitant.es et une collectivité regroupant 5 000 agent.es. Il conduit une politique RH ambitieuse, à travers ses lignes directrices de gestion, et s’engage pour la qualité de vie de ses agent.es. Doté du label égalité/diversité, le Département porte une politique de lutte contre les discriminations, et d’inclusion qui se traduit dans sa politique RH.

Pour relever les défis de demain, optimiser et sécuriser sa gestion administrative du personnel, développer son offre de service, et améliorer la relation aux bénéficiaires, la Direction ressources humaines fait évoluer son organisation au 1er semestre 2026, avec un regroupement de certaines fonctions déconcentrées. Elle comprendra 130 agent.es au sein de 5 services (service pilotage et appui, service carrière rémunération et temps de travail, service conseil accompagnement recrutement et évolution, service formation, service prévention et santé au travail) et d'une mission dialogue social. 

Présentation du service

Le service emploi et compétences deviendra au 1er juin 2026, le service conseil accompagnement recrutement évolution. Composé d’une unité recrutement, d’une unité volance administrative et d’un pôle conseils et projets RH, c’est un service qui, à l’échelle de la collectivité, a vocation à piloter la politique de recrutement et développer l’attractivité des métiers du Département de Loire Atlantique

  • mise en œuvre d'une politique de mobilité interne et de transition professionnelle, dynamique, lisible et accessible à tou·tes 
  • accompagnement des agent·es du siège à chaque étape de leur parcours professionnel
  • réalisation des études sur l’évolution des métiers et sur les gestions prévisionnelles des emplois et compétences
  •  expérimenter des pratiques innovantes pour répondre à ces évolutions 
     

Auprès des directions et agent.es rattaché.es à la DRH, le service assure :

  • un dialogue de gestion avec les services et directions et les accompagne dans leurs projets de transformation ou création de postes, de réorganisations et de réflexions prospectives 
  • assure le recrutement des agent·es permanent·es et non permanent·es et soutient les services en proposant des missions de volance ou de transition professionnelle 
  • soutient les transitions professionnelles individuelles et collectives des agent·es du siège. 
     

Vos futures missions

Assistance du service : 

  • Organiser la vie professionnelle du.de la chef.fe de service et de ses adjoint.es : gestion des agendas, organisation de réunions, de séminaire de service, réservation de salles, transmission d’informations concernant le service, tableau des congés…
  • Assurer l’accueil physique et téléphonique, orienter les demandes, participer aux permanences de l’accueil
  • Anticiper et organiser l’arrivée de nouveaux agent.es (gestion matérielle, fournitures, accès et équipements informatiques, aide à l’organisation du parcours d’intégration…)
  • Proposer des outils bureautiques en lien avec les thématiques ressources humaines : tableaux de bord, schémas, tableaux de planification…
  • Suivre certains projets et activités du service : renseignement des tableaux de suivi d’activités.
  • Assurer le traitement des dossiers gérés par le.la chef.fe de service et ses adjoint.es ainsi que pour le compte des membres de l’équipe : courriers, rédaction, mise en forme de documents…
  • Gérer le courrier entrant et sortant (papier et dématérialisé).
  • Diffuser l’information (synthèse des informations, priorisation…), contribuer à la mise à jour de l’intranet, classer et archiver les documents.
  • Participer à la continuité de service à l’échelle de la direction ressources humaines en remplaçant l’assistant.e d’un autre service en cas d’absence ou de besoin.

Comptabilité : 

  • Assurer le suivi comptable des bons de commandes et factures du service, en lien avec le service pilotage et appui et avec le.la chef.fe de service et ses adjoint.es.

Recrutement : 

  • Assurer les publications d’annonces payantes sur LinkedIn et la gestion du tableau de suivi.
  • Assister les chargé.es de recrutement dans la mise en œuvre de la procédure de recrutement permanent : publicité des postes (interne, externe, publications payantes), organisation matérielle des groupes d’entretien (planning, réservation de salles, préparation des dossiers, invitations aux entretiens), réponses négatives écrites aux candidat.es non reçu.es.
  • Étudier et traiter les demandes de remplacement et de renfort en lien avec le.la chargé.e de recrutement (recrutement d’auxiliaires et affectation des volant.es).
  • Gérer les demandes et le suivi administratif des stages, saisonniers, vacataires.
  • Assurer le recrutement des apprenti.es ainsi que la gestion administrative.
  • Participer à des salons de l’emploi, effectuer du sourcing et contribuer à l’attractivité des métiers de la collectivité.
  • Saisir des données et contribuer à la bonne tenue des tableaux de suivi.
  • Assurer le traitement des candidatures spontanées.
  • Veiller à la continuité des missions de recrutement.
  • Participer au groupe pratique et métier « recrutement ».

Compétences attendues

  • Connaissances de la collectivité (organisation, missions, métiers) et appétence pour la gestion des ressources humaines.
  • Maîtrise de techniques de secrétariat
  • Très bonne expression écrite et orale
  • Connaissances en comptabilité.
  • Connaissances de la démarche qualité accueil
  • Connaissance de la charte graphique
  • Organisation et gestion du temps de travail, anticipation.
  • Capacité à gérer les priorités, à faire preuve de réactivité.
  • Qualités relationnelles et capacité d’adaptation selon les interlocuteurs
  • Capacité et goût pour travailler en équipe
  • Autonomie, rigueur et discrétion professionnelle
  • Maîtrise des outils bureautiques (word, excel, powerpoint, outlook) et collaboratifs (teams, espaces collaboratifs.
  • Maitrise des logiciels métier (recrutement, courrier, délibération, e-temptation)
  • Appétence pour travailler dans un environnement dématérialisé et évolutif
  • Obligation d’assurer des permanences en relais avec les autres secrétariats de la direction sur la plage horaire 8h30/17h30
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