Assistant.e absences (3 postes)
Présentation de la direction
Le Département de la Loire-Atlantique est un territoire dynamique d’1,4 millions d’habitant.es et une collectivité regroupant 5 000 agent.es. Il conduit une politique RH ambitieuse, à travers ses lignes directrices de gestion, et s’engage pour la qualité de vie de ses agent.es. Doté du label égalité/diversité, le Département porte une politique de lutte contre les discriminations, et d’inclusion qui se traduit dans sa politique RH. Pour relever les défis de demain, optimiser et sécuriser sa gestion administrative du personnel, développer son offre de service, et améliorer la relation aux bénéficiaires, la Direction ressources humaines fait évoluer son organisation au 1er semestre 2026, avec un regroupement de certaines fonctions déconcentrées. Elle comprendra 130 agent.es au sein de 5 services (service pilotage et appui, service carrière rémunération et temps de travail, service conseil accompagnement recrutement et évolution, service formation, service prévention et santé au travail) et d'une mission dialogue social.
Présentation du service
Le service carrière paie devient le service carrière rémunération et temps de travail. Il regroupe une cinquantaine d’agent·es qui assurent, pour l’ensemble des agent.es de la collectivité, les missions de carrière, rémunération, paies, retraite, temps de travail, maladie, frais de déplacement et discipline. Il est organisé en unités : 1 unité temps de travail absences maladie, 3 unités carrière rémunération retraite frais de déplacement et 1 pôle traitement comptable et sécurisation de la paie.
Vos futures missions
La nouvelle unité temps de travail, absences, maladie réunit un responsable d’unité, 3 gestionnaires absences et 8 assistant.es absences
Mission générale
Dans le cadre du cycle mensuel des paies, en coordination avec les gestionnaires absences et sous la responsabilité de la responsable d’unité, l’assistant·e absences gère les situations de santé (maladie, accidents du travail) et le temps de travail, les congés et les autorisations d’absence d’un portefeuille d’agent·es titulaires et non titulaires, de l’arrivée de l’agent.e dans la collectivité jusqu’à son départ. Il ou elle travaille en lien avec les autres unités du service, dans le respect des procédures et des dispositions réglementaires.
Gestion des situations de santé :
- Instruire et gérer les arrêts de maladie ordinaire, les congés liés à la famille (arrivée d’un enfant, aide aux proches…) les congés longue durée, longue maladie, grave maladie, les temps partiel thérapeutique, les situations de reclassements…
- Instruire et gérer les accidents de service-trajet, maladies professionnelles, retraites pour invalidité, allocations temporaires d’invalidité
- Préparer des dossiers à soumettre au conseil médical formation restreinte et formation plénière
- Contrôler et mettre en paiement les frais médicaux liés aux accidents, maladies professionnelles, expertises médicales et visites médicales
- Saisir les congés maladie antérieurs des agent·es (dans le cadre des mutations, détachements entrants)
Gestion du temps de travail :
- Paramétrer les badges des agent·es entrant·es
- Gérer les profils de temps de travail des agent·es (cycle de travail annuel et hebdomadaire, régimes particuliers de temps de travail, temps partiel) et les anomalies de compteurs dans l’outil de gestion du temps
- Gérer les temps de repos (CA, RTT, CET, congés bonifié, report, récupérations…), les autorisations d’absence et les absences pour grève
- Établir des conventions CET
- Réaliser des décomptes avant départ des agent·es
Activités transversales :
- S’assurer du respect du cadre règlementaire et des règles internes de la collectivité en matière d’absences et de temps de travail
- Informer les agent·es et les encadrant·es
- Anticiper, alerter, rendre compte sur les situations individuelles sensibles ou particulières
- Tenir à jour les dossiers individuels dématérialisés des agent·es (logiciel Diadem) : enregistrer les documents qui relèvent du champ d’activité de l’unité
- Participer à la tenue de tableaux de suivi
- Participer à la continuité de service de l’unité
- Travailler en partenariat avec les gestionnaires carrière rémunération, les gestionnaires retraite avancement, le service conseil accompagnement recrutement évolution, les services ressources et la médecine du travail
- Travailler en partenariat avec les autres unités du service, les services de la DRH et les services ressources
- Contribuer à la qualité de l’accueil téléphonique du service
Compétences attendues
Compétences métier
- Connaissances du statut de la fonction publique
- Connaissances dans le domaine de la gestion des ressources humaines en matière de santé et de temps de travail
- Connaissances générales du fonctionnement des collectivités territoriales, et plus particulièrement de l’organisation de la collectivité
- Connaissances des principes de conservation des documents administratifs
- Bonne capacité d’expression écrite et orale
Compétences travailler ensemble
- Capacité et goût pour le travail en équipe
- Capacité à alerter et à partager l’information
- Capacité d’adaptation aux changements et de polyvalence
- Capacités d’organisation, d’anticipation et de rigueur
- Appétence pour les chiffres
- Discrétion professionnelle et respect du secret médical
Compétences numériques
- Maitrise des outils bureautiques (Outlook, Word, Excel…)
- Maitrise des logiciels métiers (HR Access / e.sedit RH, eTemptation...)
- Maitrise des outils collaboratifs (Teams pour les réunions hybrides, espaces collaboratifs…)
- Appétence pour travailler dans un environnement dématérialisé et évolutif