Postuler à l'offre : Secrétaire de l'unité Mode d'Accueil Petite Enfance - CDD de 3 mois

Missions générales :

• Accueil téléphonique et physique
• Suivi des dossiers concernant l’agrément des assistant·es maternel·les (1ère demande, demandes de renouvellement, dérogation, extension, clôture, archivage…)
• Suivi de l’activité de l’unité en lien avec l’équipe évaluateurs et le cadre (planification visites d’évaluation/gestion des agendas des évaluateurs)
• Assurer la continuité de service en l’absence de l’agent de gestion

Activités principales :

1- Missions d’accueil téléphonique et physique :

• Des usagers et assistantes maternelles, candidates en cours d’agrément, partenaires internes (médecins, agents de gestion…) et externes RPE
• Orientation des demandes téléphoniques vers l’interlocuteur adéquat

2- Traitement du courrier et des mails :

• Les demandes d’évaluation : enregistrement sur le logiciel SOLIS, suivis des retours d’évaluations après signature du cadre      

3- Tenue des dossiers des assistant·es maternel·les :

• Classement/enregistrement de tous les documents concernant l’activité des assistant·es maternel·les
• Archivages

4- Gérer le circuit des informations :

• Recevoir les appels de parents et prendre note sur la fiche de recueil d’informations concernant un·e assistant·e maternel·le, et transmettre la fiche aux évaluateurs et cadre, l’enregistrer dans le dossier

5- Organisation des RIPA / Commission harmonisation :

• Établir un planning annuel, retenir la salle, transmettre le planning aux différents RPE, être référent des inscriptions des candidats lorsqu’ils téléphonent ou se présentent (transmission de l’invitation et du plan d’accès).
• Préparer la liste des participants

6- Participation aux réunions :

• D’équipe de l’unité Mode d’Accueil Petite Enfance
• Départementales
• Partenariales

7- Gestions des commandes :

• Centralisation des demandes de l’équipe     
• Gestion du stock
• Commandes
• Réception et rangement des fournitures

8- En l’absence de l’agent de gestion :

Instruction, gestion et suivi des demandes et des renouvellements d’agrément des assistant·es maternel·les :

• Instruction des demandes (vérification des données administratives et saisie SOLIS)
• Demande d’extrait de casier judiciaire/FIJAIS
• Envoi du récépissé aux demandeurs    
• Transmission aux évaluateurs de la demande (courrier de demande, note d’évaluation, fiche médecin)
• Enregistrement de la décision du médecin et préparation du courrier de réponse aux assistantes maternelles sur SOLIS
• Classement des dossiers après instruction
• Gestion et suivi des dossiers d’arrêt temporaire d’activité
• Envoi des relances concernant les mesures de sécurité