Assistant.e administratif.ve volant.e
Présentation de la direction
La délégation vignoble recouvre le territoire de 30 communes au sud de l’agglomération nantaise. Avec ses 115 000 habitantes et habitants, ses 2 EPCI, son territoire présente tous les défis d’une ruralité plurielle et dynamique, riche de ses paysages agricoles et naturels, de son patrimoine viticole et culturel, de ses lieux de vie à taille humaine et d’activités économiques et associatives diversifiées au cœur des transitions sociales et écologiques en cours. La proximité, la réactivité et la transversalité sont au cœur de l’action des services de la délégation agissant au service de ses habitantes et habitants.
Présentation du service
En charge des moyens humains, comptables et logistiques de la délégation, le service ressources contribue largement à la mise en œuvre de l’ensemble des politiques publiques départementales sur le territoire. Garant de l’équité de traitement des agentes ou agents, il développe un dialogue permanent avec les services opérationnels dans le respect du cadre départemental.
Vos futures missions
Missions :
Vous intervenez en remplacement ou en renfort sur des postes administratifs :
- Accueillir et traiter les informations nécessaires au fonctionnement administratif d’un service ou de la collectivité.
- Gérer des courriers et vérifier la recevabilité des pièces liées au suivi des dossiers.
- Assister un ou plusieurs responsables dans l’organisation du travail, d’une équipe ou d’un service.
Vous êtes également le binôme de l'agent.e d'accueil de la délégation et vous assurez en priorité les remplacements à l'accueil.
Activités :
En fonction des besoins de renfort ou de remplacements identifiés dans les services, vous assurez les missions suivantes :
- Assurer l’accueil physique et téléphonique au sein des services auxquels l’agent est temporairement affecté sur le territoire ou au siège de la délégation,
- Exercer les activités liées à cette fonction, gérer des dossiers, en particulier traiter le courrier.
- Gérer les agendas des équipes et organiser les réunions, gérer les salles.
- Mettre en forme les documents (courriers, notes, compte-rendu…), suivre les parapheurs.
- Mettre en œuvre les procédures administratives et suivre les relations associées
En tant que besoin, assurer l'accueil de la délégation en cas d'absences et contribuer à l'activité du service ressources.
Compétences attendues
Compétences métier :
- Connaissance de l’institution, de son organisation.
- Connaissance des techniques de secrétariat et des procédures des services.
- Maîtrise de la prise de notes, de la mise en forme de documents, de la rédaction de compte-rendu et de tableaux de suivi des activités.
Compétences liées au travailler ensemble :
- Capacité d’adaptation et d’intégration.
- organisation et autonomie.
- Sens de l’accueil.
- Qualités relationnelles et d’écoute.
- Rigueur, discrétion.