Agent.e accueil et assistant.e logistique CDD 3 mois
Présentation de la direction
La délégation Saint-Nazaire intervient sur 42 communes et met en œuvre les politiques départementales en matière d'action sociale, mobilités, ressources milieux naturels et foncier, développement des territoires, éducation et citoyenneté, sports et activités de plein nature, jeunesse et citoyenneté, culture. Elle a pour missions de parfaire la connaissance du territoire, de renforcer le partenariat et le réseau d’acteurs (EPCI, communes, associations), d’animer et de fédérer les acteurs (CCAS, missions locales).
Vos futures missions
ACCUEIL :
- Assurer l’accueil physique et téléphonique du public de la délégation
- Orienter et renseigner le public, assurer notamment assurer le pré-accueil de la MDPH et de l’antenne de la Banque de France
- Assurer quotidiennement le comptage du public
- Mettre en œuvre la démarche qualité accueil sur le site Christiane CABALÉ et assister aux réunions de suivi de la démarche
- Assurer le 1er accueil et l’orientation des agents relevant du périmètre de la délégation
- Développer un relais entre administrés et services du département, notamment la délivrance et la réception des dossiers (remises dossiers vierges, vérification des pièces de dossiers entrants+ photocopies)
COURRIER :
- Assurer le départ, la réception et l’orientation du courrier interne via la navette quotidienne
- Assure la traçabilité des courriers recommandés, lettres suivies entrants et sortants
- Assurer le tri du courrier entrant papier et dématérialisé (ordinaire, significatif, réservé) et le répartir dans les services des bâtiments
- Saisir et orienter, sous le logiciel e.courrier, le courrier significatif et réservé ainsi que les mails entrants sur la boîte morale de la délégation.
ACTIVITÉS TRANSVERSALES :
- Prendre en charge la gestion des réservations des salles de réunions et des packs mobiles
- Assurer la suppléance sur la mission de mise à disposition des convivialités
GESTION LOGISTIQUE :
- Assure la gestion logistique et répond au quotidien aux besoins des services et agents sur le territoire de la délégation
- Est le relais territorial du responsable du parc automobile (suivi de la maintenance, répartition des véhicules et optimisation du pool)
- Gestion des parkings en lien avec le gestionnaire Ycéo
- Accès local logistique (doubles de clés des véhicules et bâtiments en lien avec l’unité bâtiments)
- Accès outils, connaissances informatiques (GIR pour la réservation des véhicules, boite morale logistique et droits pour accès boite à clés)
Compétences attendues
- Bonne connaissance des outils bureautiques et logiciels métiers
- Bon relationnel pour assurer la gestion des relations internes et externes
- Bonne connaissance du pack office et utilisation de logiciels métiers (E.courrier, Gerespace, HR Access, GIR)
- Bonne présentation
- Capacité à assurer un accueil et une orientation de qualité (accueil souriant, empathique et cadrant)
- Capacité à gérer ses émotions dans des situations complexes d’accueil
- Discrétion
- Bon relationnel
- Esprit d’équipe
- Discrétion
- Rigueur