Assistant ou assistante carrière, rémunération et frais de déplacements
Présentation de la direction
Le Département de la Loire-Atlantique est un territoire dynamique d’1,4 millions d’habitant.es et une collectivité regroupant 5 000 agent.es. Il conduit une politique RH ambitieuse, à travers ses lignes directrices de gestion, et s’engage pour la qualité de vie de ses agent.es. Doté du label égalité/diversité, le Département porte une politique de lutte contre les discriminations, et d’inclusion qui se traduit dans sa politique RH. la Direction ressources humaines comprend 130 agent.es au sein de 5 services (service pilotage et appui, service carrière rémunération et temps de travail, service conseil accompagnement recrutement et évolution, service formation, service prévention et santé au travail) et d'une mission dialogue social.
Présentation du service
Le service carrière rémunération et temps de travail regroupe une cinquantaine d’agent·es qui assurent, pour l’ensemble des agent.es de la collectivité, les missions de carrière, rémunération, paies, retraite, temps de travail, maladie, frais de déplacement et discipline. Ce service est organisé en unités : 1 unité temps de travail absences maladie, 3 unités carrière rémunération retraite frais de déplacement (2 basées à Nantes et 1 basée à Saint-Nazaire) et 1 pôle traitement comptable et sécurisation des paies.
Vos futures missions
Dans le cadre du cycle mensuel des paies, en coordination avec les gestionnaires et sous l’autorité du responsable de l’unité, vous :
- Apportez une assistance à la gestion administrative des dossiers du personnel.
- Travaillez en binôme avec un.e 2ème assistant.e de l’unité, et avec les assistant.es des autres unités du service, dans les domaines de la carrière, de la rémunération, de la retraite et des frais de déplacements professionnels, dans le respect des procédures et des dispositions réglementaires
Activités principales :
- Traiter les demandes liées aux frais de déplacement (ordres de mission, véhicules personnels, remisage, commandes de billetterie, avances et remboursement de frais…) : contrôler et valider les demandes
- Contrôler la paie frais de déplacement
- Assister les gestionnaires carrière rémunération retraite sur les situations de la carrière et de la paie des agent·es
- Saisir des variables de paie (heures supplémentaires, astreintes, abonnement domicile-travail, participation mutuelle, vacataires…), des attestations France Travail, des déclarations auprès de la prévoyance
- Dématérialiser les pièces justificatives de paie et les soumettre au contrôle de légalité
- Participer aux campagnes annuelles (forfait mobilités durables, temps partiel, supplément familial de traitement, médailles, avancement de grade et promotion interne…) : réaliser des envois en masses, réaliser des saisies…
- Contribuer à la saisie de la carrière antérieure des agent·es en classant et complétant les dossiers
- Tenir à jour les dossiers individuels dématérialisés des agent·es (logiciel Diadem) : enregistrer les documents qui relèvent du champ d’activité de l’unité, transférer les dossiers des agent·es quittant la collectivité, préparer des dossiers sur demande de la hiérarchie en réponse aux demandes de consultation, conserver et archiver les documents
Activités transversales :
- Informer et accompagner les agent·es sur les procédures et règles
- Participer à la tenue de tableaux de suivi
- Traiter certaines absences des assistant·es familiaux·ales (arrêt maladie ordinaire, autorisations spéciales d’absence, temps de travail et jours de repos)
- Contribuer à la qualité de l’accueil téléphonique du service
- Participer à la continuité de service des trois unités
Compétences attendues
- Connaissances du statut de la fonction publique
- Connaissances dans le domaine de la gestion des ressources humaines
- Connaissances générales du fonctionnement des collectivités territoriales, et plus particulièrement de l’organisation de la collectivité
- Connaissances des principes de conservation des documents administratifs
- Bonne capacité d’expression écrite et orale
- Capacité et goût pour le travail en binôme et en équipe
- Capacité d’adaptation aux changements et de polyvalence
- Capacités d’organisation, d’anticipation et de rigueur
- Appétence pour les chiffres
- Discrétion professionnelle
- Maitrise suite bureautique
- Maitrise outils de communication collaboratifs
- Savoir utiliser les logiciels métier spécifiques (HR Access / e.sedit RH / Diadem / Portail RH /e.Courrier)
- Appétence pour travailler dans un environnement dématérialisé et évolutif
- Contraintes de planning liées au cycle de paie