Assistant ou assistante de service mutualisé CDD 2ans
Présentation de la direction
La direction patrimoine immobilier regroupe 70 agentes et agents qui travaillent pour :
- moderniser et adapter le patrimoine immobilier (+ de 300 bâtiments départementaux et 83 collèges publics pour près d’1 000 000 m²)
- construire, reconstruire, moderniser le parc des collèges publics
- rendre accessible et adapter le parc immobilier tertiaire
- poursuivre notre effort de transition écologique des bâtiments
- rénover et mettre en valeur les monuments historiques
- organiser la réhabilitation et l’entretien des bâtiments en lien avec les équipes déconcentrées
- piloter et suivre la mise en œuvre des règlementations liées à l’incendie et l’hygiène sécurité (plan de prévention, amiante, radon, accessibilité, etc.)
La sous-direction des opérations immobilières assure le pilotage et la coordination des programmes immobiliers liés au développement et à la modernisation du patrimoine. Elle est composée de 29 agentes et agents répartis sur deux services : Service développement du patrimoine bâti et Service modernisation du patrimoine bâti.
Présentation du service
Les 12 agentes et agents du service énergie des bâtiments mettent en œuvre des actions de transition énergétique des bâtiments du Département et l’exploitation des installations thermiques dans les collèges. Les résultats obtenus ont permis une baisse notable de 23,4% des consommations énergétiques en 8 ans.
Le service budget et moyens financiers assure la consolidation et la planification financière des programmes pluriannuels d’investissement et des crédits de fonctionnement pour les bâtiments départementaux et les collèges publics. Pour la direction du patrimoine immobilier il traite l’ensemble des questions budgétaires, comptables et financières des opérations de travaux suivies par les services constructeurs. Il en assure le suivi par des tableaux de bord et de mesure de l’activité. Parallèlement, il contracte des actes juridiques spécifiques (conventions) avec des partenaires publics, gère le domaine foncier propre au patrimoine des collèges, déclare et assure le suivi administratif des sinistres relevant de la garantie « dommages aux biens » dans les collèges.
Vos futures missions
Les fonctions s’exercent auprès de deux services de la direction patrimoine immobilier : service énergie des bâtiments et service budget et moyens financiers.
Vous apportez une aide aux encadrant·es des services en termes d’organisation de la vie des services, d’accueil, et de suivi de dossiers.
Vous facilitez la coordination et la circulation de l’information au sein des services, entre les services et la direction, et auprès des partenaires
Vous relayez, en cas de besoin, l’assistant.e du service gestion du patrimoine bâti.
Au titre du secrétariat des deux services :
- Assurer l’accueil téléphonique et physique et la transmission des informations
- Gérer les agendas des encadrant·es et des professionnel·les du service
- Faire le suivi des rendez-vous, organiser des réunions (aspects logistiques, préparation de dossiers) et participer, selon nécessité, aux réunions en vue de diffuser les informations et de préparer les compte-rendus.
- Gérer les courriers, parapheurs entrants et sortants, que ce soit en format papier ou en format dématérialisé : aide à la rédaction, mise en forme, expédition, enregistrement, répartitions et suivi logiciel courrier et organisation de la circulation de la documentation au sein des services
- Assurer le suivi voire coordonner la présentation des rapports en commission permanente et à l’Assemblée départementale (mise en forme, enregistrement dans le logiciel Airdélib…) en garantissant le respect des délais.
- Créer, suivre et compléter des plannings et documents de gestion de l’activité à la demande des chef.fes de service
- Participer en tant que besoin à l’élaboration de documents types selon les besoins et actualités des services,
- Soutenir les collaborateur.rices des services et les chef.fes de service sur le volet administratif, communication
- Contribuer au partage d’information en soutien des encadrant.es : repérer les actualités de la collectivité (instances paritaires, actualités de l’intranet…) et participer au suivi de l’actualité thématique en lien avec l’activité (veille ponctuelle)
- Aider à l’organisation de la continuité de service et par délégation, effectuer le suivi des agent.es des services s’agissant des formations, des prévisions de congés, des entretiens annuels…, proposer ou compléter des outils de suivi, et saisir les informations dans les logiciels (Etemptation, espace agents…)
- Relayer les autres assistant.es de la direction en cas de nécessité
Autres activités :
- Être le ou la correspondant.e archives des services
- Apporter un soutien logistique et matériel aux équipes (commande de fournitures après recensement, consommables, demandes de 1ères interventions)
- Réaliser les demandes informatiques et logistiques lors de l’arrivée d’un.e nouvel.le agent.e.
Activités spécifiques au service énergie des bâtiments :
- Aider à la rédaction, impression et diffusion du bilan annuel des consommations d’énergies
- Créer, éditer, enregistrer et envoyer les bons de commandes (GDA)
- Assister le service énergie des bâtiments dans l’organisation de formations qu’il anime
Profil et expérience
Une première expérience réussie sur un poste similaire d'assistant.e de service est souhaitée
Compétences attendues
- Connaissances générales de l’organisation de la collectivité
- Très bonne capacité d’expression écrite et orale
- Maitrise des outils informatiques
- Capacités d’organisation, de planification et d’anticipation
- Qualités relationnelles et goût pour travailler en équipe au sein des services et au sein de l’équipe d’assistant.es de la direction.
- Être force de proposition dans l’assistance apportée aux collaborateur.rices
- Discrétion
- Connaissances GrandAngle et GIMA appréciées