Assistant ou assistante du service modernisation du patrimoine bâti
Présentation de la direction
La direction patrimoine immobilier regroupe 70 agentes et agents qui travaillent pour :
- moderniser et adapter le patrimoine immobilier (+ de 300 bâtiments départementaux et 83 collèges publics pour près d’1 000 000 m²)
- construire, reconstruire, moderniser le parc des collèges publics
- rendre accessible et adapter le parc immobilier tertiaire
- poursuivre notre effort de transition écologique des bâtiments
- rénover et mettre en valeur les monuments historiques
- organiser la réhabilitation et l’entretien des bâtiments en lien avec les équipes déconcentrées
- piloter et suivre la mise en œuvre des règlementations liées à l’incendie et l’hygiène sécurité (plan de prévention, amiante, radon, accessibilité, etc.)
La sous-direction des opérations immobilières assure le pilotage et la coordination des programmes immobiliers liés au développement et à la modernisation du patrimoine. Elle est composée de 29 agentes et agents répartis sur deux services : Service développement du patrimoine bâti et Service modernisation du patrimoine bâti.
Présentation du service
Le service modernisation patrimoine bâti (14 personnes) assure la conduite d’une trentaine d’opérations immobilières et notamment des constructions de collèges publics, de leur phase de programmation jusqu’à la fin de leur garantie de parfait achèvement. Celles-ci concernent la reconstruction de collèges publics ou bâtiment départementaux, des opérations de réhabilitations énergétiques techniques ou fonctionnelles et des extensions.
Vos futures missions
Au sein du service modernisation du patrimoine bâti, vous apportez une aide en matière d’organisation générale, de gestion, de communication, d’accueil et de classement pour l’ensemble des activités administratives du service et avez en charge des missions d’appui.
Vous assurez également la continuité du secrétariat en binôme avec l’assistant.e du service développement du patrimoine bâti.
Activités :
- Assurer l'accueil téléphonique et physique et orienter les interlocuteurs et interlocutrices internes et externes.
Assistance à la coordination de l’activité du service :
- Gérer les agendas avec une attention particulière sur la gestion du service, planifier les réunions, prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes-rendus. Gérer les absences.
- Accompagner les agent.es du service pour l’ensemble des activités administratives ; enregistrer et classer les courriers, gérer les délais, traiter et diffuser l’information ; gérer et suivre les courriers sortants.
- Traiter les demandes d’informations formulées par d’autres services : organiser le recueil d’information, synthétiser et mettre en forme les éléments de réponse
- Apporter un soutien logistique et matériel aux équipes (commandes de fournitures après recensement, consommables, demandes de 1ère intervention)
- Réaliser les demandes informatiques et logistiques lors de l’arrivée d’un.e nouvel.le agent.e
Commande publique : en tant que de besoin (surcharge ponctuelle ou congés)
- Rédiger, éditer et envoyer les bons de commande,
- Envoyer des actes de sous-traitance et des avenants, ATEXO pour le suivi des consultations
Commission permanente :
- Recenser les affaires à l’ordre du jour auprès des agent.es du service,
- Relancer et suivi dans le tableau de validation des commission permanente, en lien avec la Direction et les services
- S’assurer de la cohérence rédactionnelle et mettre en forme les rapports et délibération (Adel) et procéder aux demandes de validation.
Travaux de bureautique :
- Rédiger des courriers, mettre en forme tous types de documents (tableau, PowerPoint, photos…) pour des présentations à destination des élu.es et directeurs.trices et/ou tableaux de suivi.
- Mettre en forme les courriers et notes, saisir et suivre sous eCourrier, suivre les mises en signature (papier et électronique), numérisation.
Archives :
- Assurer le rôle de correspondant archives des documents papiers ou informatiques pour le service
Transversalité entre services de la direction :
- Travailler en binôme pour assurer la continuité du secrétariat du service développement du patrimoine bâti (accueil téléphonique, gestion du courrier entrant et sortant, gestion agenda et planification des réunions, bons de commande, rapports commissions…)
- Relayer les autres assistant.es de la direction en cas de nécessité
Profil et expérience
- Une première expérience réussie sur un poste similaire d'assistant.e de service est souhaitée
Compétences attendues
- Qualité relationnelle et travail en équipe
- Discrétion
- Rigueur, organisation
- capacité rédactionnelle,
- Maitrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook), informatiques et logiciels métiers (Adel, Grand Angle, eCourrier …)
- Capacité à gérer des priorités,