Responsable du pôle orientation et numérisation
Présentation de la direction
La direction supports et logistique contribue à la mise en œuvre des politiques publiques de la collectivité en assurant des missions transversales d’appui, d’expertise et d’offre de services. La fourniture de prestations de service et de mise à disposition de ressources et moyens aux services départementaux concourt au bon fonctionnement de l’institution. L’offre de service de la direction s’inscrit dans un contexte d'adaptation continue aux évolutions de l’institution et aux développements de nouveaux usages.
Présentation du service
Le service courrier, dématérialisation et événementiel assure des missions d’offre de services en matière d’une part, de pilotage et de gestion des flux centralisés des documents entrants et sortants et d’autre part, de prestations relevant du secteur de l’évènementiel.
Présentation de l'unité
- L’unité courrier et dématérialisation composée du pôle orientation et numérisation et du pôle acheminement et affranchissement pilote toute la chaine de l’organisation du courrier entrant et sortants.
Vos futures missions
En tant que responsable du pôle orientation et numérisation :
- vous coordonnez, animez et encadrez l’activité du pôle orientation et numérisation en charge du traitement du courrier entrant papier et dématérialisé
- vous accompagnez les services de la collectivité pour développer la dématérialisation de nos process et diffuser les bonnes pratiques pour garantir la traçabilité du courrier entrant.
Vos missions :
- Coordonner, animer et encadrer le pôle traitement et numérisation
- Assurer l’encadrement hiérarchique de l’équipe, animer et suivre les points d’équipe, gérer les plannings et contribuer à la continuité de l’unité en lien avec les cadres de l’unité
- Organiser le travail de l’équipe au quotidien en lien avec les cadres de l’unité
- Garantir la qualité de l’orientation des courriers et courriels et leur traçabilité
- Rédiger et mettre à jour les procédures courrier
- Suivre les indicateurs d’activité du pôle
- Accompagner la dématérialisation du courrier au sein des services départementaux et favoriser les bonnes pratiques en matière de distribution des courriers et courriels entrants
- Accompagner la dématérialisation du process courrier entrant courrier en fonction des besoins des services et selon les orientations fixées par la stratégie départementale de la relation usagers
- Mettre à jour les supports d’information sur l’intranet de la collectivité et les espaces collaboratifs
- Sensibiliser les agents aux bonnes pratiques courrier (groupes métiers courrier, secrétaires…)
- Traiter le courrier entrant
- Ouvrir, orienter, qualifier et numériser du courrier entrant sous l’application Admimail
- Numériser des dossiers courriers et courriels dans l’application Soliged
- Numériser des factures dans l’outil Démabox
- Gérer la boite contact.externe@loire-atlantique.fr
- Optimiser la gestion de la base partenaire dans l’application Admimail
- Mettre à jour les données des partenaires institutionnels ou récurrents en lien avec les services
- Contribuer au paramétrage de la base partenaires.
Profil et expérience
Horaires : prévoir prise de poste à 8h (arrivée du courrier vers 8h15)
Compétences attendues
- Très bonne connaissance de l’organisation et compétences des services départementaux
- Bonne culture administrative, juridique et territoriale
- Capacité d’analyse, aisance rédactionnelle
- Capacité à encadrer, organiser et animer une équipe, pédagogie
- Réactivité, adaptabilité
- Compétences travailler ensemble
- Aisance relationnelle, capacité à développer un réseau professionnel
- Sens du travail en équipe
- Sens de l’organisation et esprit d’initiative
- Rigueur et discrétion
- Compétences numériques
- Aisance avec les outils informatiques et les fonctionnalités bureautiques
- Être en capacité de maitriser plusieurs applications métiers dont Admimail et Publik