Chef ou cheffe du service assemblées
Présentation de la direction
Les missions essentielles de la direction sont de piloter, sécuriser et fiabiliser les processus délibératifs et le suivi de la mise en oeuvre des politiques publiques, tant à l’égard des élus, des services que des usagers de la collectivité. Cela comprend l'organisation des instances délibératives et le secrétariat des élus, la coordination des fonctions sécurité et risques, l'appui et le soutien aux autres directions générales notamment dans les conduites d'évaluation, d'audits, de contrôle de gestion et de conseil dans la préparation et le suivi des décisions.
Présentation du service
La mission du service est d’organiser et d’harmoniser les travaux et procédures destinés à faciliter le fonctionnement du Département, tant pour les instances délibératives que pour les élu-es. Ses principales activités sont : organiser les instances délibératives (sessions,commission permanente), garantir le processus délibératif du conseil départemental, coordonner les procédures et travaux concernant les élu-es (secrétariat des vice-président.e.s et délégué.e.s, représentations, base de données des élu.e.s, frais de déplacement, suivi de la présence des élu.e.s).
Vos futures missions
Vous assurez la mission d’encadrement du service, pilotez l’organisation et le suivi des instances délibératives et les travaux concernant les élu·es.
Activités :
Assurer les missions d ’encadrement du service :
- Planification, définition des objectifs, régulation de l’activité, élaboration et animation du projet de service.
- Management et animation en direct de la cellule assemblées et du secrétariat des élu·es
(18 agents).
Piloter l’organisation et le suivi des instances délibératives :
- Pilotage, notamment, de l’organisation des réunions de la commission permanente et des séances de l’assemblée départementale.
- Pilotage du processus délibératif en dialogue avec les directions et les délégations pour s’assurer de la qualité et sécurisation des rapports et délibérations du Département et de la fluidité et simplification des circuits de validation.
- Conseil et expertise auprès des services départementaux concernant les aspects techniques et juridiques du processus délibératif (à la demande / par l’animation de formations).
- Lien avec la direction juridique, la direction solutions numériques, les archives départementales, les services de la Préfecture, pour le bon déroulé du processus délibératif.
Coordonner l’organisation des procédures et travaux concernant les élu·es :
- Prévention des situations de conflits d’intérêts que les élu·es peuvent rencontrer, spécialement dans le cadre des instances délibératives.
- Garantir le bon fonctionnement du secrétariat des élu·es, en lien avec le Cabinet du président.
- Suivi des représentations des élu·es, en lien avec le Cabinet du président.
Assurer la veille juridique et réglementaire concernant le domaine délibératif.
Compétences attendues
- Compétence juridique pour ce qui concerne le domaine délibératif et plus largement le droit des collectivités territoriales.
- Organisation et rigueur.
- Management et animation d’équipes au quotidien.
- Très bonnes qualités relationnelles compte-tenu du nombre d’interlocuteur·rices (services, élu·es, Cabinet, préfecture…).
- Maîtrise du logiciel métier (Airs Delib) et plus largement intérêt pour les outils facilitant la communication de l’information (exemples : open data, support des relevés de décisions…).
- Connaissance de l’institution et de l’environnement institutionnel.