Assistante ou Assistant unité bâtiments

Présentation de la direction

La délégation Nantes intervient sur les 24 communes de la métropole nantaise. Elle est garante de la proximité et de la continuité de service public auprès des habitantes et habitants. Son territoire présente tous les défis d’une grande agglomération dynamique, riche de ses paysages aussi bien urbains, agricoles ou naturels.

La réactivité des réponses de la délégation auprès des usagères et usagers ou partenaires, l’ancrage de ses interventions dans la proximité et le soutien, le développement d’un climat de bien-être au travail pour les agentes et agents sont au cœur de l’action des équipes de la délégation qui agissent au service des habitantes et habitants.

Présentation du service

Les principales missions du service aménagement s'articulent autour des activités suivantes. Bâtiments : maintenance et gros entretien de plus de 280 sites dont une soixantaine de collèges sur l'ensemble du département à l'exclusion du territoire de Saint-Nazaire. Milieux naturels : gestion de 300 hectares d'espaces naturels sensibles, des propriétés du conservatoire du littoral et animation Natura 2000. Transport : organisation, gestion et suivi du transport des élèves et étudiants en situation de handicap. Voies navigables : gestion des rivières Erdre, Sèvre nantaise,digue de la Divatte.

Présentation de l'unité

L'unité bâtiments est composée de 11 agents : une responsable d'unité et son adjoint, sept techniciens et deux secrétaires. Cette équipe assure le gros entretien d'environ 280 sites dont 66 collèges sur l'ensemble du département à l'exception du territoire de Saint-Nazaire. Ses principales missions consistent à réaliser des opérations programmées d'amélioration et d'adaptation des locaux mais aussi de nombreuses interventions non prévisibles au quotidien pour parer aux dysfonctionnements constatés de toute nature, souvent dans l'urgence.

Vos futures missions

Assurer le secrétariat de l’unité bâtiments : accueil téléphonique et physique ainsi que les appels du service aménagement lors de l’absence de la secrétaire de service.
Planifier les agendas : organisation de réunions, réservation de salles.
Enregistrer, suivre, gérer les courriers dans Admimail.
Participer aux réunions bâtiments et rédiger les compte-rendu.
Participer aux groupes de travail liés à l’activité de l’unité.
Diffuser de l’information aux agents du service aménagement.

Demandes d’interventions

Recevoir, gérer et enregistrer les demandes d’intervention sur les bâtiments et collèges (environ 2 000 par an).

Bons de commande

Sous le logiciel Grand Angle : mettre en signature des bons de commande (environ 2 000 par an).
Après signature des bons de commande : envoyer les bons de commande via la messagerie ou la plateforme des marchés publics ATEXO.
Mettre à jour les tableaux de suivi budget (opérations, fonctionnement, MOE).
Classer informatiquement les bons de commande dans les dossiers des techniciens.

Actes de sous-traitance

Recevoir, vérifier et instruire les demandes de sous-traitance (une moyenne de 60 par an).
Notifier les actes de sous-traitance via la plateforme des marchés publics ATEXO.
Enregistrer les actes de sous-traitance sous le logiciel Grand Angle.

Autorisations d’urbanisme

Recevoir et mettre en signature les demandes d’autorisation d’urbanisme (AT, PC …).
Enregistrer et suivre les demandes.
Appeler les services urbanismes si besoin.

Déclarations dématérialisées aux exploitants utilisant PROTYS

Envoyer les déclarations via la plateforme (DT, DICT).

Réunions délégations

Organiser les rencontres.
Réaliser les tableaux de présentation des travaux réalisés et PPI dans les collèges et bâtiments.
Préparer les dossiers.

Fiches CA

Mettre à jour les fiches pour les conseils d’administration planifiés : 1 fois par trimestre au cours de l’année scolaire.

Divers

Élaborer le planning des congés.
Élaborer le planning des astreintes opérationnelles bâtiments (2 fois par an).
Établir le tableau mensuel des astreintes et l’adresser au service ressources.
Commander les fournitures pour le service en l’absence de la secrétaire du service aménagement.
Suppléer la secrétaire du service aménagement sur certaines tâches (courriers TEEH, avis aux usagers …).

Diplômes et titres requis

Diplômes et Niveau d’études : BAC.

Compétences attendues

Maîtrise des outils bureautiques.
Organisation.