Assistante administrative volante ou Assistant administratif volant
Présentation de la direction
La délégation Nantes intervient sur les 24 communes de la métropole nantaise. Elle est garante de la proximité et de la continuité de service public auprès des habitantes et habitants. Son territoire présente tous les défis d’une grande agglomération dynamique, riche de ses paysages aussi bien urbains, agricoles ou naturels.
La réactivité des réponses de la délégation auprès des usagères et usagers ou partenaires, l’ancrage de ses interventions dans la proximité et le soutien, le développement d’un climat de bien-être au travail pour les agentes et agents sont au cœur de l’action des équipes de la délégation qui agissent au service des habitantes et habitants.
Présentation du service
Le service ressources concrétise les fonctions supports au territoire issues du mouvement de déconcentration dans une logique de proximité, d’efficacité et d’innovation. Les missions s’organisent autour de trois pôles : logistique, comptable et gestion des ressources humaines. Il assure la gestion des moyens humains, financiers et logistiques pour le bon fonctionnement de la délégation, met en œuvre la politique ressources du Département et garantit la qualité de l’accueil des usagers du territoire de la délégation.
Vos futures missions
Assurer les missions de remplacement et de renfort sur les postes administratifs de catégorie C pour l'ensemble des services de la délégation en fonction des besoins et d’un planning établi.
- Accueil.
- Assurer l'accueil physique et téléphonique du public (usagère et usager, agente et agent, partenaire, prestataire) pour les services de la délégation.
- Assurer la gestion de l'agenda et du courrier (départ-arrivée).
- Mettre en forme les documents du service (rapport, courrier, note) et en assurer leur classement.
- Commander et assurer le suivi des fournitures pour le service.
- Actualiser les tableaux de bord statistiques.
- Gestion des dossiers.
- Gérer les dossiers selon les procédures en place.
- Assurer les relations internes et externes associées aux dossiers.
- Veiller au classement et à l'archivage des dossiers.
Profil et expérience
- Adaptation, rigueur, organisation.
- Intégration de l'activité dans le cadre d'un collectif de travail.
Compétences attendues
- Connaissance institutionnelle du Département, des dispositifs et des circuits.
- Maîtrise l'outil informatique (Word, Excel, Outlook) et les logiciels métiers comme HR, Solis, Admimail.