Assistant ou assistante de service
Présentation du service
Vous assurez l’assistance des responsables des services organisation (autorité hiérarchique) et évaluation contrôle de gestion. Vous soutenez les cadres des deux services dans leurs missions (métiers des cadres : conseillers en organisation, chargés d’études).
Le service organisation accompagne les évolutions de la collectivité. Dans cette petite équipe dynamique, les missions des conseillères et conseillers en organisation se déclinent en 4 axes principaux : améliorer l’organisation, accompagner le changement, diffuser les bonnes pratiques et développer la culture projet. Ils ou elles interviennent après sollicitation de la direction générale sur des projets transverses ou stratégiques, ou encore des directions et services demandeurs d’un appui.
Le service évaluation et contrôle de gestion contribue au pilotage des politiques publiques et à la maîtrise des risques potentiels pour le Département. Le service met à disposition son expertise pour conduire les évaluations des politiques publiques, les audits internes et externes ainsi que le contrôle de gestion interne (notamment via Pilot+) et externe (dont le suivi des structures associées).
Vos futures missions
Activités principales :
- Vous assurez la fonction d’assistance : accueil téléphonique, gestion des agendas des responsables, planification de réunions, gestion des fournitures, suivi des besoins numériques, référent.e archives, référent·e numérique, contributeur·rice Planet (intranet)
- Vous assistez les cadres dans leurs missions : travaux ponctuels de mise en forme de supports (diaporama de présentation, outil d’animation de réunion, fiche outils, rapport etc.), soutien pour l’organisation des instances managériales de la collectivité, préparation de la commission consultative des services publics locaux (CCSPL) en lien avec la contrôleuse de gestion etc.
- Vous mettez en place et suivre des consultations de marchés publics (4 par an) et assurer le suivi budgétaire et comptable (10 bons de commande max par an)
Compétences attendues
- Polyvalence, curiosité, rigueur
- Anticipation, organisation, gestion des priorités
- Réactivité, autonomie
- Discrétion, diplomatie
- Capacité et goût au travail en équipe
✔️ Connaissances initiales nécessaires :
- Maîtrise des outils bureautiques Microsoft 365 (Word, Excel, Powerpoint, Publisher)
✔️ Appétence pour connaissances à acquérir (via formation, tuilage, immersion etc.) :
- Connaissance de la vie administrative et des services de la collectivité
- Connaissance des processus transversaux internes (délibératif, logistique, ressources humaines…)
- Compréhension des règles et procédures de commande publique, d’exécution budgétaire et comptable
- Capacité à utiliser des logiciels métier : Grand Angle, Délib, Admimail, Ger Espaces, Marcoweb, plateforme des marchés publics, Draw…
- Connaissance des techniques documentaires de classement et d’archivage
- Application des règles et consignes de la démarche qualité accueil