Assistante ou Assistant en EDS secteur Sud
Présentation de la direction
La délégation Nantes intervient sur les 24 communes de la métropole nantaise. Elle est garante de la proximité et de la continuité de service public auprès des habitantes et habitants. Son territoire présente tous les défis d’une grande agglomération dynamique, riche de ses paysages aussi bien urbains, agricoles ou naturels.
La réactivité des réponses de la délégation auprès des usagères et usagers ou partenaires, l’ancrage de ses interventions dans la proximité et le soutien, le développement d’un climat de bien-être au travail pour les agentes et agents sont au cœur de l’action des équipes de la délégation qui agissent au service des habitantes et habitants.
Présentation du service
Le service solidarité met en œuvre, sur le territoire de l’agglomération nantaise, les politiques d'action sociale du Département : l’action sociale de proximité, l’emploi et l’insertion, la protection maternelle et infantile, l’aide sociale à l'enfance, et le soutien aux personnes âgées et personnes en situation de handicap. Plus de 630 agentes et agents interviennent ainsi au quotidien au service de la population en général et des personnes les plus vulnérables en particulier.
Présentation de l'unité
L’unité coordination et moyens assure des missions support transversales pour le service solidarité en matière de gestion des ressources humaines, de suivi des projets ou problématiques bâtimentaires/logistiques, d’harmonisation des procédures internes. Elle vient également en soutien de l’activité des autres unités du service grâce à son équipe de professionnelles et professionnels médico-sociaux volants et son équipe d’assistantes de responsables EDS/PMI.
Vos futures missions
Secrétariat des responsables d’ EDS et des responsables Unité Prévention Santé PMI.
- Assurer l’accueil téléphonique.
- Coordonner le traitement et le suivi des informations et des procédures.
- Veiller à la circulation de l’information entre les responsables d’EDS et PMI, les assistantes et l’adjointe en charge de la coordination et des moyens.
- Gérer les agendas des responsables d’EDS et PMI.
- Préparer et participer (si nécessaire) aux réunions et groupes de travail.
- Réaliser des travaux bureautiques : saisie et mise en forme de courriers, tableaux, classement et archivage.
- Gérer le courrier (entrant et sortant – Admimail).
Gestion de dossiers transversaux pour les EDS.
- COD : préparer les dossiers, gérer les tableaux de suivi, envoyer les demandes d’évaluation.
- MASP : assurer le suivi des dossiers (de l’ouverture à la fermeture).
- Dossiers TGI : suivi des demandes et classement.
- Fiches projet : inscription dans le tableau de recensement et suivi.
Gestion des tableaux d’absences et complétude.
Demandes de volance pour toutes les professionnelles et tous les professionnels des EDS.
Mise à jour des tableaux d’effectifs EDS.
Gestion de la volance et des tableaux de service EDS.
Organisation et suivi de l’accueil des stagiaires et étudiantes ou étudiants.
Préparation des dossiers d’accueil des nouvelles arrivantes et nouveaux arrivants.
Gestion des demandes informatiques des agentes et agents des EDS via le catalogue de service.
Commandes de fournitures de bureau, …
Bilans d’activités : participation à la réalisation.
Compétences attendues
- Sens de l’organisation et des responsabilités.
- Bonne connaissance du cadre institutionnel.
- Connaissance des missions des partenaires.
- Capacité rédactionnelle (syntaxe, orthographe, synthèse).
- Discrétion et rigueur.
- Capacité à travailler en équipe.
- Maîtrise des outils bureautiques : Word, Excel et logiciels métier (Solis, Horus).