2 Assistantes administratives ou Assistants administratifs Unité Bâtiments
Présentation de la direction
La délégation Nantes intervient sur les 24 communes de la métropole nantaise. Elle est garante de la proximité et de la continuité de service public auprès des habitantes et habitants. Son territoire présente tous les défis d’une grande agglomération dynamique, riche de ses paysages aussi bien urbains, agricoles ou naturels.
La réactivité des réponses de la délégation auprès des usagères et usagers ou partenaires, l’ancrage de ses interventions dans la proximité et le soutien, le développement d’un climat de bien-être au travail pour les agentes et agents sont au cœur de l’action des équipes de la délégation qui agissent au service des habitantes et habitants.
Présentation du service
Les principales missions du service aménagement s'articulent autour des activités suivantes.
- Bâtiments : maintenance et gros entretien de plus de 280 sites dont une soixantaine de collèges sur l'ensemble du département à l'exclusion du territoire de Saint-Nazaire.
- Milieux naturels : gestion de 300 hectares d'espaces naturels sensibles, des propriétés du conservatoire du littoral et animation Natura 2000.
- Transport : organisation, gestion et suivi du transport des élèves et étudiantes ou étudiants en situation de handicap.
- Voies navigables : gestion des rivières Erdre, Sèvre nantaise, digue de la Divatte.
Présentation de l'unité
L'unité bâtiments est composée de 11 agentes et agents : un responsable d'unité et son adjointe, sept techniciennes et techniciens et deux secrétaires. Ses principales missions consistent à réaliser des opérations programmées d'amélioration et d'adaptation des locaux mais aussi de nombreuses interventions non prévisibles au quotidien pour parer aux dysfonctionnements constatés de toute nature, souvent dans l'urgence.
Vos futures missions
Assurer le secrétariat de l’unité bâtiments.
- Accueil téléphonique et physique.
- Recevoir, transmettre et enregistrer les demandes d’intervention sur les bâtiments et collèges.
- Planifier les agendas : organisation de réunions, réservation de salles, réaliser les tableaux de suivi des congés et d’astreinte.
- Enregistrer, formaliser, suivre, les courriers dans Admimail.
- Préparer des dossiers, des tableaux et des diaporamas pour des réunions.
- Formaliser les mises à jour de tableaux de suivi et de fiches collèges et les déposer sur les espaces CO.
- Participer aux réunions bâtiments et rédiger les comptes-rendus.
- Participer aux groupes de travail liés à l’activité de l’unité.
- Diffuser de l’information aux agents du service aménagement.
- Suppléer la secrétaire du service aménagement lors de son absence sur certaines tâches (courriers, commandes fournitures, réception appels …).
Assurer le suivi des bons de commande.
- Mise à la signature des bons de commande (logiciel Grand Angle), envoi aux prestataires et enregistrement dans les tableaux de suivi.
Assister l’équipe dans les procédures administratives liées aux travaux.
- Instruction, suivi, enregistrement des actes de sous-traitance.
- Envoi (ou dépôt électronique), suivi, enregistrement des demandes d’autorisation d’urbanisme.
- Envoi des déclarations de travaux aux exploitants réseaux via la plateforme protys.
Diplômes et titres requis
BAC.
Compétences attendues
- Maîtrise des logiciels bureautiques : Word, Excel, Outlook, PowerPoint.
- Compétences relationnelles.
- Rigueur et sens de l’organisation.
- Aptitude au travail en équipe.
- Sens du service public.