Gestionnaire du service intérêt de l'enfant

Présentation de la direction

La direction enfance familles pilote l'ensemble des politiques publiques liées aux compétences départementales dans le champ de la prévention, de la protection des mineures et mineurs, et de la protection maternelle et infantile.

Les équipes qui la composent, au sein de 6 services et de l’observatoire départemental de la protection de l’enfance, exercent leurs missions en transversalité au sein de la collectivité, et en collaboration forte avec l’ensemble des acteurs des champs éducatif, social, médico-social, sanitaire et de la justice.

Qualifiées et dynamiques, les équipes sont formées régulièrement aux enjeux majeurs des politiques publiques et contribuent à la réflexion sur les évolutions à mettre en œuvre pour améliorer en continu les interventions en direction des enfants et des familles.

Présentation du service

Les missions du service Protection de l'enfance sont plurielles, axées à la fois sur le pilotage du dispositif de protection de l’enfance, et sur la gestion de missions opérationnelles.

Les équipes pluridisciplinaires élaborent et mettent en œuvre des missions variées, visant un accueil et un accompagnement de qualité des enfants protégés, en lien étroit avec l’ensemble des opérateurs. Elles assurent notamment la tutelle et la tarification des services.

En collaboration avec les équipes des territoires, le service exerce également des missions liées directement à la prise en charge des enfants et des familles, à travers l’évaluation des situations de danger, l’orientation des enfants et des familles dans les structures d’accueil correspondant à leurs besoins, et la défense des intérêts des mineures et mineurs.

Le service est également chargé de la mise en œuvre de la politique de prévention en direction des enfants et des familles.

Vos futures missions

Missions principales :

Administration ad’hoc (50%)

Gérer les courriers et mails parvenant au titre de l’administration ad hoc ou des tutelles aux biens, et orienter vers les professionnels appropriés
Gérer l’agenda de l’unité défense des intérêts des mineurs pour les temps collectifs : réunions, réservation de salle, invitation de participants extérieurs
Réceptionner les premières demandes des tribunaux pour des mandats en Administration Ad hoc. Recueillir les premiers éléments sur les victimes et la procédure (date d’audience, étape de la procédure, etc) en se référant au/à la responsable de l’UDIM ou un autre cadre du service en son absence
Répondre aux tribunaux et dans les cas d’acceptation de mandat, une fois les premières pièces reçues, vérifier le format et la bonne complétude des éléments qui y figurent. Les transmettre à la/au gestionnaire administratif du dispositif d’administration ad hoc pour l’ouverture du dossier
Réorienter les courriers venant par erreur sur le service.

Gestion administrative des demandes d’accès aux dossiers (20%)

Gérer la partie administrative des demandes d’accès aux dossiers : réception, enregistrement, orientation de la demande et clôture
Assurer le cas échéant la copie des dossiers à transmettre à d’autres Départements ou aux usagers
Réaliser les attestations de placements demandées par les usagers
Assurer le lien avec le service des archives départementales

Suivi de l’activité du service et secrétariat (30%)

Assurer le recueil, le renseignement et la coordination des données du service (en matière d’adoption – agrément adoption – accès aux dossiers - statuts)
Contribuer à l’élaboration et à la mise à jour des outils statistiques (tableaux Excel – Solis)
Assurer en partage et relais certaines missions de secrétariat : notamment gestion de la boîte morale du service et traitement du courrier entrant
Participer aux réunions de service
Relais ponctuel avec les autres agents du pôle administratif

Compétences attendues

Compétences numériques

Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Powerpoint, Outlook, visioconférence…) et des logiciels métiers (Admimail, Solis, Sphynx, @temptation, Publik…)
Utilisation des espaces collaboratifs

Compétences métier

Connaissances juridiques droit pénal/civil (à acquérir) et du dispositif de protection de l'enfance
Capacités pour identifier ses interlocuteurs, leurs besoins et savoir passer le relais ou donner une réponse de 1er niveau
Savoir assurer un suivi de dossier - Organisation - Rigueur - respect des échéances – autonomie - prise d’initiative
Soumis au secret professionnel par mission.

Compétences travailler ensemble

Capacité relationnelle et sens du travail en équipe et avec des partenaires
Esprit d’équipe (entre-aide, partage d’informations…)