Chargé ou chargée d'appui évènements et suivi de projets

Présentation de la direction

La direction supports et logistique contribue à la mise en œuvre des politiques publiques de la collectivité en assurant des missions transversales d’appui, d’expertise et d’offre de services. La fourniture de prestations de service et de mise à disposition de ressources et moyens aux services départementaux concourt au bon fonctionnement de l’institution. L’offre de service de la direction s’inscrit dans un contexte d'adaptation continue aux évolutions de l’institution et aux développements de nouveaux usages.

Présentation du service

Le service courrier, dématérialisation et événementiel assure des missions d’offre de services en matière d’une part, de pilotage et de gestion des flux centralisés des documents entrants et sortants et d’autre part, de prestations relevant du secteur de l’évènementiel.

Présentation de l'unité

L’unité réceptions et évènementiel en charge des activités évènementielles et des réceptions institutionnelles est garante de la qualité de service des prestations de réservation de lieux, d’agencement, d’audiovisuel et de restauration des évènements institutionnels de la collectivité : réceptions, cérémonies, séminaires, inaugurations. Elle est composée du pôle coordination, du pôle audiovisuel et agencement et du pôle restauration. Au sein du pôle coordination, le·la chargé·e d’appui évènements et suivi de projet pilote et coordonne les activités de l’unité dans une dimension transversale et assure la relation avec les services du siège et des délégations territoriales, ainsi que les partenaires et prestataires.

Vos futures missions

Vous coordonnez les séquences : instances managériales et animations managériales (séminaires, conseils de direction, réunions des directeur·trices et chef·fe.s de service, réunion des encadrant.e.s) :

Conseiller les organisateur·ices des évènements, participer aux réunions préparatoires,
Identifier les besoins, apporter des solutions logistiques et proposer le cadre d’intervention,
Définir et commander les prestations nécessaires,
Faire le lien avec les pôles restauration et audiovisuel/agencement pour la mise en œuvre opérationnelle des interventions,
Assurer la relation avec les partenaires internes ou externes pour certaines manifestations,
Etablir un budget prévisionnel et assurer son suivi (selon la nature de la manifestation).

Vous pilotez l’administration fonctionnelle du logiciel métier GER’Espaces : Assurer l’assistance technique, paramétrages, gestion des profils, déploiement et évolutions, suivi d’indicateurs.

Vous assurez la relation avec les services du siège et les délégations pour les dotations de convivialité :

Analyser et enregistrer les commandes,
Faire le lien avec le pôle restauration pour la préparation et la livraison des commandes
Suivre les dépenses,
Gérer la relation avec les commanditaires pour la gestion des stocks et l’évolution des pratiques.

Vous assurez la gestion administrative des projets et dossiers de l’unité et du service :

Suivre les marchés, contrats et conventions,
Suivre les interventions des prestataires,
Participer aux projets structurants de l’unité (dématérialisation, déploiement des fontaines à eau, gestion des œuvres, gestion des déchets, cartographie des salles, cartographie des achats, …)

Vous assurez la continuité de service avec le ou la coordinateur·ice des réceptions, notamment lors des congés et absences (remplacement sur ses missions de coordination).

En collaboration avec les agent.es de l'unité, vous assurez une permanence de 8h30 à 12h30 et de 13h30 à 17h30

Diplômes et titres requis

Être titulaire du permis B

Compétences attendues

Vous savez piloter et animer la gestion de dossiers transversaux,
Vous possédez des capacités d’organisation, et savez faire preuve d’initiative et d’autonomie d’action sur un plan opérationnel et administratif
Vous savez vous adapter aux situations, aux demandes, faire des propositions et êtes en mesure d’être réactif, de gérer des urgences,
A l’aise dans des relations de travail variées, vous présentez une bonne communication à l’écrit comme à l’oral et aimé le travail en équipe. Vous êtes en capacité de développer un réseau professionnel et d’accompagner le changement,
Vous connaissez déjà ou êtes en mesure de d’acquérir des connaissances liées aux métiers de l’événementiel (restauration et audiovisuel), aux règles de la commande publique, et aux obligations de la réglementation des établissements recevant du public (sécurité),
Vous maitrisez les outils bureautiques (Word, Excel, Powerpoint, Publisher). Vous connaissez ou avez une appétence pour gérer (formation possible) le logiciel métier GER’Espaces (réservation de salles internes et fiches évènement).