Vaguemestre
Présentation de la direction
La direction supports et logistique contribue à la mise en œuvre des politiques publiques de la collectivité en assurant des missions transversales d’appui, d’expertise et d’offre de services. La fourniture de prestations de service et de mise à disposition de ressources et moyens aux services départementaux concourt au bon fonctionnement de l’institution. L’offre de service de la direction s’inscrit dans un contexte d'adaptation continue aux évolutions de l’institution et aux développements de nouveaux usages.
Présentation du service
Le service courrier, dématérialisation et évènementiel est garant des procédures de traitement du courrier à l'arrivée et des moyens opérationnels pour l'expédition du courrier sortant. Il est prestataire de service auprès des directions pour l'organisation des manifestations et réceptions (restauration, aménagement et sonorisation). La mise en oeuvre de ces activités s'appuie sur 2 unités : courrier et dématérialisation et réceptions et évènementiel.
Vos futures missions
Vous :
- Collectez et distribuez le courrier, les parapheurs et les colis (arrivée/départ) des services sur les sites départementaux de l’agglomération nantaise
- Ouvrez, orientez, enregistrez et numérisez le courrier entrant dans les applications dédiées
- Assurez le suivi, l’affranchissement du courrier et des colis
Pour ce faire, vous :
- Collectez et distribuez le courrier, les parapheurs et les colis (arrivée/départ) des services sur les sites départementaux de l’agglomération.
- Assurez les liaisons au sein de l’agglomération nantaise, via les 2 tournées prédéfinies, entre les services du département et avec les différents organismes (préfecture, paierie départementale, autres partenaires)
- Triez et répartissez les courriers entrants, les parapheurs et les colis par site
- Triez et affranchissez le courrier départ (affranchissement des plis recommandés, colis, …)
- Effectuez diverses livraisons de colis sur l’agglomération nantaise et de façon plus exceptionnelle sur le reste du département pour assurer la continuité de service
- Ouvrez, orientez, enregistrez et numérisez le courrier entrant
- Préparez, triez et numérisez les courriers et courriels à dématérialiser via Soliged ou Démabox
- Gérez la boite contact.externe@loire-atlantique.fr
- Mettez à jour les tableaux de bord journaliers du courrier entrant
- Archivez les courriers
- Mettez à jour des tableaux de suivi du courrier sortant (recommandés, colis, commande de cartouches…)
Diplômes et titres requis
permis B exigé
Compétences attendues
- Savoir organiser, planifier une tournée, consulter un plan
- Connaitre l’organisation du département, ses compétences et missions
- Bon rédactionnel
- Connaitre les gestes et postures de manutention (Port de charge quotidien)
- Pratiquer l’éco-conduite
- Pratiquer les outils bureautiques (Excel, Teams et messagerie électronique Outlook, Word)
- Être en capacité d’utiliser les outils et logiciels spécifiques métier (Admimail, Soliged, Démabox…)
- Qualités relationnelles, d’expression et d’écoute
- Ponctualité, discrétion
- Sens du travail en équipe
- Sens de l’organisation, d’initiative, rigueur, réactivité, adaptabilité
- Horaires du service : 8h00 / 17h00
- Travail très ponctuel le week-end
- Avoir une tenue correcte et adaptée