Assistant ou Assistante de la direction générale des services et du secrétariat général

Vous organisez et coordonnez les missions du secrétariat avec l’assistante dont le poste est partagé avec la DG ressources. Vous assistez le Directeur général des services et la Secrétaire générale. Vous coordonnez les liaisons avec les directions générales adjointes, le Cabinet du Président et les partenaires extérieurs.

Activités :

• Gestion de l’agenda et des déplacements
• Accueil physique et téléphonique
• Organisation de réunions (planification, suivi ordre du jour, préparation et suivi des dossiers numérique et papier, logistique…) notamment du comité de direction générale et des réunions de Bureau
• Traitement du courrier réservé : dispatching entre les directions générales adjointes
• Gestion des parapheurs dans Admimail (courriers Président, Directeur général des services, Secrétaire générale) et suivi des rapports commission permanente et sessions
• Coordination de l’activité de la direction générale (suivi du respect des délais par les directions générales,relance, circulation de l’information, planning congés, suivi commandes diverses…)
• Relecture et mise en forme des documents élaborés par le Directeur général des services et la Secrétaire générale (notes, courriers, comptes-rendus, supports divers)
• Réunions du Président : transmission des demandes de réunions avec le Président émanant des directions générales, orientation des réunions Président vers les DG concernées, suivi des demandes de dossiers
• Missions ponctuelles d’assistance au service organisation pour la préparation des instances de management
• Organisation des cérémonies de départ des encadrant.es