Gestionnaire de dossiers en administration ad'hoc
Présentation de la direction
La direction enfance familles pilote l'ensemble des politiques publiques liées aux compétences départementales dans le champ de la prévention, de la protection des mineures et mineurs, et de la protection maternelle et infantile.
Les équipes qui la composent, au sein de 6 services et de l’observatoire départemental de la protection de l’enfance, exercent leurs missions en transversalité au sein de la collectivité, et en collaboration forte avec l’ensemble des acteurs des champs éducatif, social, médico-social, sanitaire et de la justice.
Qualifiées et dynamiques, les équipes sont formées régulièrement aux enjeux majeurs des politiques publiques et contribuent à la réflexion sur les évolutions à mettre en œuvre pour améliorer en continu les interventions en direction des enfants et des familles.
Vos futures missions
Assure le suivi administratif et la gestion des dossiers en administration ad hoc
Mandats initiaux :
- Enregistrer des mandats en Administration Ad Hoc et des prolongations de mandats dans SOLIS
- Ouvrir et gérer des dossiers papier et numérique.
- Assurer le maintien hebdomadaire des nombreux tableaux de suivi (mandats, indemnisations mandat, indemnisations victimes).
Clôture administrative des mandats :
- Traiter les mémoires de frais de justice via le portail CHORUS du ministère de la justice.
- Veiller à la bonne réception des attestations de fin de mission.
- Questionner les refus d’indemnisation des mandats et y répondre.
- Classer et archiver les dossiers clos, les clôturer dans SOLIS.
Prolongation de mandats :
- Vérifier la bonne complétude des demandes de prolongation ou des demandes propres aux indemnisations des victimes avant transmission au secrétariat de service pour envoi.
- Assurer un suivi des dossiers avec un retard dans l‘indemnisation du fonds de garantie
- Ouvrir un compte en banque pour y déposer les dommages et intérêts.
- Demander un mandat au juge des tutelles pour d’éventuels placements de fonds.
- Pour les dossiers avec une somme conséquente de dommages et intérêts reçus, faire un point au 17 ans du/de la mineur·e afin d’anticiper la préparation de la remise de compte à la majorité et anticiper une éventuelle « mesure de protection majeur ».
- Organiser la remise du compte de tutelle au 18 ans du jeune. Préparer la rencontre avec leurs gardiens (ASE ou famille ou TDC autres.).
- Transmettre au préalable la synthèse des comptes à la Paierie Départementale. Différer la remise en cas d’attente de mesure de sauvegarde majeur. Et clôturer le dossier après la remise de compte au jeune majeur ou au curateur.
Gestion des biens (tutelles) :
- Être en capacité de donner une réponse de 1er niveau aux interlocuteurs en gestion des biens et d’assurer une mise à jour minimale des dossiers, selon leur actualité, pendant les congés de l’agent en charge des tutelles aux biens.
- Participer à un « point gestion des biens » par mois afin de maintenir un niveau de compétence dans ce champ et assurer le relais de la gestionnaire des biens des mineurs.
- Réceptionner et répondre aux sollicitations (téléphone-courrier) concernant les dossiers suivis.
Compétences attendues
- Connaissance des bases de l’organisation judiciaire et des procédures pénales.
- Connaissance du cadre général de la protection de l’enfance.
- Capacités rédactionnelles.
- Savoir assurer un suivi de dossier - Organisation - Rigueur - respect des échéances - autonomie prise d’initiative.
- Savoir faire preuve de qualités relationnelles au regard du partenariat engagé.
- Capacité de prise de distance par rapport au contenu des dossiers.
- Maîtrise des outils bureautiques : Admimail, SOLIS, portail CHORUS