Assistante ou assistant de direction de la délégation Nantes
Présentation de la direction
La délégation Nantes intervient sur les 24 communes de la métropole nantaise. Elle est garante de la proximité et de la continuité de service public auprès des habitantes et habitants. Son territoire présente tous les défis d’une grande agglomération dynamique, riche de ses paysages aussi bien urbains, agricoles ou naturels.
La réactivité des réponses de la délégation auprès des usagères et usagers ou partenaires, l’ancrage de ses interventions dans la proximité et le soutien, le développement d’un climat de bien-être au travail pour les agentes et agents sont au cœur de l’action des équipes de la délégation qui agissent au service des habitantes et habitants.
Vos futures missions
Assistance du Directeur de délégation territoriale dans le cadre de ses activités et responsabilités.
Coordination avec le secrétariat de la Direction Générale territoires.
- Assurer le secrétariat, la gestion de l’agenda et des déplacements du directeur.
- Organiser et préparer les réunions structurantes, internes et externes, de la délégation.
- Suivre les dossiers sensibles de la délégation.
- Point sur les demandes d’éléments Président ou élus et retour.
- Contribuer à la coordination entre les services du territoire (sollicitations, informations…) et consolider les éléments des quatre services de la délégation (tableaux de bord, recensements divers).
- Assurer l’accueil physique et téléphonique de la direction.
- Contribuer à la gestion du courrier arrivé à la délégation en lien avec la chargée d’accueil : gestion du courrier sur admimail, diffusion aux services, suivi de la réponse, classement.
- Gérer le courrier mis à la signature du directeur : centraliser et vérifier les parapheurs (respect charte graphique).
- Gérer le processus de validation des notes et rapports et notamment les éléments destinés aux commissions permanentes.
- Participer aux comités de direction de la délégation.
- Rédiger des notes et des comptes rendus.
- Organiser les temps forts de la délégation (réunion des encadrantes et encadrants, journée de la délégation…).
- Participer au groupe de travail GPM assistantes ou assistants et relayer les informations aux assistantes ou assistants de la délégation.
- Animer le groupe des assistantes ou assistants de la délégation.
- Actualiser et promouvoir les espaces collaboratifs de la délégation.
- Recenser auprès des services la liste des agentes ou agents bénéficiant d’un ordre de mission permanent.
- Organisation d’une réunion sur un point du bâti (4 services + SA Nantes).
- Suivi courriers des nouveaux relais de site et gestion organigramme s’y référant.
- Référente ou référent Plan de Continuation d’Activité (PCA).
- Référente ou référent communication (lien DGT et direction com avec les fiches Projets Actions Territoire).
- Gestion des commandes de fournitures de la direction.
- Classer et archiver les dossiers relevant de la direction.
- Suivre les plannings des congés des cheffes ou chefs de service (validation).
- Assurer la suppléance (binôme) du secrétariat du service ressources en cas d’absence.
Compétences attendues
- Bonne connaissance de l’institution et de son environnement, des métiers et des champs de compétences.
- Rigueur, sens de l’organisation et réactivité.
- Discrétion, autonomie et adaptabilité.
- Qualités relationnelles et aptitude à travailler en équipe.
- Qualités rédactionnelles, esprit de synthèse, sens de l’orthographe.
- Aptitudes à l’anticipation des besoins de la direction, notamment en matière d’agendas.
- Maîtrise des circuits de validation (courriers, notes, rapports en commission permanente).
- Maîtrise des outils bureautiques (pack Office) et des logiciels métiers (Admimail et Delibproduction).