assistant administratif volant ou assistante adminsitrative volante
Présentation de la direction
La direction ressources humaines vise à mobiliser les moyens humains et les compétences nécessaires à la mise en œuvre du projet stratégique du Département et au fonctionnement des services. Elle se traduit par une approche à la fois individuelle et collective des agents et des organisations. Elle est composée, autour de l'équipe de direction, de 4 services : carrière et paie, emploi et compétences, conditions de travail, pilotage et appui et d'une mission dialogue social.
Présentation du service
Le service emploi et compétences met en œuvre : le recrutement et l’accompagnement à la mobilité des agents des directions du siège, la conception, la mise en œuvre et la coordination du plan de formation, en lien étroit avec les services ressources, le conseil en matière de gestion prévisionnelle des effectifs, emplois et compétences : études prospectives, analyse de postes et de missions, conseil et accompagnement individualisé aux parcours professionnels… le pilotage des principes de gestion et de projets structurants pour l’ensemble des services du Département.
Vos futures missions
Vous assurez des missions de remplacement et de renfort sur les postes administratifs de catégorie B et C pour l’ensemble des services du siège.
Activités :
Assistance auprès des services et directions :
- Accueil téléphonique et physique
- Traitement des courriers entrants et sortants du service, en version papier ou dématérialisé
- Gestion de l’agenda
- Mise en forme de rapports, courriers, notes, classement
- Commande et suivi des fournitures pour le service
Comptabilité :
- Gérer et vérifier les engagements, préparer les mandatements
- Vérifier les pièces justificatives des paiements
- Engager et liquider dans le logiciel comptable
- Permettre l’établissement et les mises à jour des tableaux de bord comptables
Gestion de dossiers :
- Gérer les dossiers confiés selon les procédures en place
- Assurer les relations internes et externes associées aux dossiers
- Suivre des marchés publics
- Veiller au classement et à l’archivage des dossiers
Missions dans les services centraux du bassin de l’Erdre et boulevard Victor Hugo à Nantes
Compétences attendues
- Organisation, discrétion et rigueur
- Capacités d’adaptation à différentes équipes, différents environnements de travail
- Qualités relationnelles et rédactionnelles
- Maîtrise des outils bureautiques (suite Office) et logiciels métiers (notamment Admimail, Ecourrier…)