Assistant ou assistante administratif
Présentation de la direction
La direction autonomie, au sein de la direction générale solidarité, assure le pilotage des politiques publiques relatives aux personnes âgées et aux personnes en situation de handicap, et le suivi opérationnel des prestations en direction des personnes et des proches aidants (Allocation personnalisée d’autonomie, prestation de compensation du handicap, aide sociale à l’hébergement, aide à la vie partagée en habitat inclusif…).
Présentation du service
Le service parcours et soutien à domicile est notamment en charge des dispositifs et prestations mis en œuvre aux territoires, relatifs au soutien à domicile et de la continuité du parcours des personnes âgées, et en situation de handicap, et ce en lien étroit avec les 6 unités Personnes âgées, personnes en situation de handicap (PAPH) des délégations du Département et la Maison départementale des personnes en situation de handicap (MDPH). Bénéficiant d’un observatoire sur la politique de l’âge et du handicap, le service oriente également ses missions autour du financement des actions de prévention de la perte d’autonomie, par le biais de la conférence des financeurs, mais également réfléchit au développement de nouvelles offres d’habitat, tel que l’habitat inclusif.
Vos futures missions
Au sein de la direction autonomie, le service parcours et soutien à domicile se constitue de 4 unités qui œuvrent sur les politique personnes âgées, personnes en situation en handicap.
Vous assurez le secrétariat de l’unité observation et participation et de l’unité prévention et soutien à l’innovation.
Vous organisez et suivez les instances du Conseil Départemental Métropolitain Citoyenneté Autonomie (CDMCA), instance participative du Département et participez à la veille de l’observatoire du handicap et du vieillissement.
Vous assurez le traitement des subventions des structures œuvrant en faveur du public concerné et intervient également en relai des assistant.e.s des autres unités du service si nécessaire.
Activités :
Secrétariat :
- Mettre en forme de rapports, des notes, de comptes-rendus et des avis du CDMCA
- Assurer le suivi et la mise en vote des avis du CDMCA via les outils Sphinx ou Google Forms
- Être en appui à la diffusion et suivi du courrier interne et externe y compris sur e-Courrier (notes, courriers, parapheurs)
- Organiser le volet logistique des réunions partenariales, techniques et rendez-vous divers pour l’adjoint.e à la cheffe de service et responsable de l’unité PSI : recherche de dates, réservation de salles et de la convivialité si nécessaire, envoi des invitations et suivi des participants, envoi de documents annexes et comptes-rendus
- Mettre à jour les différents fichiers contacts et des listes de diffusion Outlook
- Assurer l’accueil téléphonique
- Suivre les demandes d’informations statistiques et contact avec les différents fournisseurs de données de l’observatoire et mise à jour des bases de données pour l’observatoire et veille sur les études éditées
- Être en appui sur la référence communication au sein du service (organisation d’évènements, temps fort (forum sénior atlantique, réunion annuelle PA et PH)
- Assurer le classement et archivage
Traitement de subvention :
- Assurer le traitement (réception/ mise en conformité des dossiers/ instruction sous grand Angle) des subventions PA et PH attribuées sur par le service auprès des structures concourant à la politique PAPH.
Autres missions au sein du service :
- Valider les congés sur e-Temptation des membres de l’équipe
- Assurer l’accueil des nouveaux arrivants au sein de l’unité (commande de matériel, accès aux outils)
- Assurer la suppléance des autres assistants si nécessaire
Compétences attendues
- Maitrise des outils bureautiques (Word, Excel, Power-Point) et des logiciels métiers (e-courrier)
- Savoir rédiger des courriers et mettre en forme de documents
- Connaissance des politiques publiques départementales en direction des personnes âgées et des personnes en situation de handicap