Chargé ou chargée d'accueil - Hôtel du Département
Présentation de la direction
La direction communication a pour mission d’expliquer les politiques publiques décidées par les élues et élus, en développant une information utile et pratique auprès des habitantes et habitants. Elle rend compte de l’avancement du projet stratégique, contribue à l’identification des compétences du Département, participe au dialogue citoyen et anime nombre de communautés d’intérêts sur les supports d’information numérique.
Vos futures missions
Vous accueillez, orientez et renseignez tous les publics (interne et externe) à l’Hôtel du Département.
Vous représentez l’image de la collectivité et contribuez à la démarche qualité accueil.
Vous participez au bon fonctionnement du lieu (sécurité et logistique).
Activités
Accueil :
- Accueillir, orienter, renseigner tous les publics physiquement et téléphoniquement à l’Hôtel du Département, et assurer ainsi, si besoin, un accueil social.
- Identifier, comprendre et reformuler les demandes, y répondre en recherchant et sélectionnant les informations utiles et mettre en relation avec le bon interlocuteur et la bonne interlocutrice.
- Gérer les demandes en respectant le degré d’urgence.
- Filtrer les entrées et sorties du public dans l’Hôtel du Département.
- Gérer le manuel de fonctionnement du site et les outils de la démarche qualité accueil.
- Gérer la documentation à destination du public mise à disposition à l’accueil de l’Hôtel du Département.
- Assurer la veille et la mise à jour des informations relatives aux missions du conseil départemental et de son organisation.
- Participer au groupe pratique et métier "accueil".
Logistique :
- Réceptionner différents types de livraison.
- Participer à la maintenance des bâtiments et à la gestion des locaux.
- Veiller au bon rangement ainsi qu’à l’entretien de la signalétique de l’espace accueil de l’Hôtel du Département.
- Contribuer au secours des personnes.
Actions liées à la communication :
- Mettre sous plis et diffuser les documents de communication en interne (magazine de Loire-Atlantique, documents à disposition du public…) et en externe (invitations aux événements organisés par la direction…).
- Aider à la préparation des salons, manifestations, évènements organisés ou soutenus par le Département
- Organiser et animer les visites de groupes à l’Hôtel du Département.
- Gérer, coordonner et former les vacataires.
Disponibilité soirée et week-end exceptionnellement
Horaires par roulement : 8h30 à 11h45 et de 12h45 à 17h30 - 8h30 à 12h45 et de 13h45 à 17h30.
Compétences attendues
- Connaissance de la collectivité et de son fonctionnement
- Maîtrise de la démarche qualité accueil
- Capacité à gérer les situations de stress et d'agressivité
- Bonne présentation et bonne expression orale
- Travail en équipe, polyvalence, adaptabilité et rigueur
- Sens du service au public : relationnel, courtoisie, amabilité et discrétion
- Respect de la ponctualité
- Maitrise des outils bureautiques et de communication collaboratifs (Outlook, Teams, One Note, Espaces Co)