Chargé.e de gestion des établissements d'accueil de jeunes enfants et de la formation des AM

Poste : Chargé.e de gestion des établissements d'accueil de jeunes enfants et de la formation des assistant.e.s maternel.le.s

Missions principales :

Assurer le suivi administratif des dossiers des établissements d’accueil de jeunes enfants  (80% environ) :

• Assurer le suivi administratif et l’instruction des dossiers d’EAJE : rédaction d’arrêtés/décisions d’autorisation d’extension, de modification, de renouvellement d’EAJE
• Assurer la gestion administrative des commissions EAJE les mardis après-midi: préparation de la commission et des suites, rédaction de courriers complexes à l’attention des gestionnaires/directeurs.ices des structures
• Mettre à jour la liste des établissements
• Enregistrer dans SOLIS toute la gestion administrative des EAJE, rédaction de modes opératoires SOLIS et soutenir les unités modes d’accueil petite enfance pour enregistrer des données dans SOLIS (par téléphone, mails ou réunions)
• Classer et archiver les dossiers des EAJE
• Organiser les groupes de travail et journées à destination des EAJE (réservation de salles, secrétariat, compte rendus)
• Gérer la boite morale (mails) et les appels téléphoniques concernant les EAJE : répondre aux questions de 1er niveau des professionnels d’EAJE et porteurs de projet, orienter vers les unités modes d’accueil petite enfance
• Recueillir des informations de dysfonctionnement des EAJE/évènements indésirables et suivre les suites pour les EAJE
• Gérer administrativement les contrôles des EAJE et rédiger des courriers complexes
• Travailler en binôme avec la collègue gestionnaire des EAJE et la suppléer en son absence
• Produire des statistiques concernant les EAJE à destination notamment de la DREES et du CDSF 

Assurer la continuité du service en l’absence de la gestionnaire formation initiale et complémentaire (20%) :
Pour la formation initiale :

• Recenser les assistants maternels à former (à l’aide des logiciels Solis, Business Object), établir les listes de stagiaires et les envoyer aux organismes de formation pour convocation
• Assurer la saisie informatique dans Solis des sessions de formation et transmettre les listes d’assistant·e·s maternel·le·s formées aux secrétariats des unités modes d’accueil petite enfance en vue de la délivrance de décisions d’agrément
• Suivre les reports et absences en formation et transmettre ces informations aux unités
• Assurer le suivi du marché en lien avec les organismes de formation
• Contrôler et saisir les bons de commande et valider les factures dans Grand Angle
• Participer aux réunions partenariales avec les organismes de formation
• Préparer les dossiers à présenter en commission consultative paritaire départementale pour les retraits d’agrément pour refus de formation
• Rédiger les courriers de réponse aux assistants maternels relatifs à leur formation (demande de report, dispenses, retrait)
• Participer à l’exploitation des bilans de formation
• Produire des statistiques

Pour la formation complémentaire :

• Établir les listes des assistants maternels à former en lien avec les unités modes d’accueil, (envoyer les invitations, constituer les groupes, suivi des reports et des absences,)
• Assurer la gestion administrative de l'équipe de formateurs (arrêtés de nomination, contrôle des vacations, suivi des frais de déplacement)
• Assurer la gestion logistique de la formation (matériel vidéo, réservation de salles, supports pédagogiques)
• Participer à l’exploitation des bilans de formation des formateurs et des questionnaires de satisfaction des stagiaires
• Produire les statistiques de la formation
• Participer aux réunions de formateurs et à leur organisation (réservation de salles et comptes rendus)

Autre mission :

• Assurer la continuité du service pour les appels téléphoniques du service