Assistant ou assistante carrière rémunération frais de déplacement
Présentation de la direction
Le Département de la Loire-Atlantique est un territoire dynamique d’1,4 millions d’habitant.es et une collectivité regroupant 5 000 agent.es. Il conduit une politique RH ambitieuse, à travers ses lignes directrices de gestion, et s’engage pour la qualité de vie de ses agent.es. Doté du label égalité/diversité, le Département porte une politique de lutte contre les discriminations, et d’inclusion qui se traduit dans sa politique RH. Pour relever les défis de demain, optimiser et sécuriser sa gestion administrative du personnel, développer son offre de service, et améliorer la relation aux bénéficiaires, la Direction ressources humaines fait évoluer son organisation au 1er semestre 2026, avec un regroupement de certaines fonctions déconcentrées. Elle comprendra 130 agent.es au sein de 5 services (service pilotage et appui, service carrière rémunération et temps de travail, service conseil accompagnement recrutement et évolution, service formation, service prévention et santé au travail) et d'une mission dialogue social.
Présentation du service
Le service carrière paie devient le service carrière rémunération et temps de travail. Il regroupe une cinquantaine d’agent·es qui assurent, pour l’ensemble des agent.es de la collectivité, les missions de carrière, rémunération, paies, retraite, temps de travail, maladie, frais de déplacement et discipline. Ce service est organisé en unités : 1 unité temps de travail absences maladie, 3 unités carrière rémunération retraite frais de déplacement (2 basées à Nantes et 1 basée à Saint-Nazaire) et 1 pôle traitement comptable et sécurisation des paies.
Présentation de l'unité
Dans le cadre du cycle mensuel des paies, en coordination avec les gestionnaires et sous l’autorité du responsable de l’unité, l’assistant.e carrière rémunération frais de déplacement apporte une assistance à la gestion administrative des dossiers du personnel. Il ou elle travaille en binôme avec un.e 2ème assistant.e de son l’unité, et en lien avec les assistant.es des autres unités du service, dans les domaines de la carrière, de la rémunération, de la retraite et des frais de déplacements professionnels, dans le respect des procédures et des dispositions réglementaires
Vos futures missions
Missions générales
Traitement des demandes liées aux frais de déplacement (ordres de mission, véhicules personnels, remisage, commandes de billetterie, avances et remboursement de frais…)
- Contrôler et valider les demandes
- Contrôler la paie frais de déplacement
Assistance aux gestionnaires carrière rémunération retraite sur les situations de la carrière et de la paie des agent·es
Saisir des variables de paie (heures supplémentaires, astreintes, abonnement domicile-travail, participation mutuelle, vacataires…), des attestations France Travail, des déclarations auprès de la prévoyance
Dématérialiser les pièces justificatives de paie et les soumettre au contrôle de légalité
Participer aux campagnes annuelles (forfait mobilités durables, temps partiel, supplément familial de traitement, médailles, avancement de grade et promotion interne…) : réaliser des envois en masses, réaliser des saisies…
Contribuer à la saisie de la carrière antérieure des agent·es en classant et complétant les dossiers
Tenir à jour les dossiers individuels dématérialisés des agent·es (logiciel Diadem) :
- Enregistrer les documents qui relèvent du champ d’activité de l’unité
- Transférer les dossiers des agent·es quittant la collectivité
- Préparer des dossiers sur demande de la hiérarchie en réponse aux demandes de consultation
- Conserver et archiver les documents
Activités transversales
- Informer et accompagner les agent·es sur les procédures et règles
- Participer à la tenue de tableaux de suivi
Activités transversales au service :
- Contribuer à la qualité de l’accueil téléphonique du service
- Participer à la continuité de service des trois unités
Compétences attendues
Compétences métier
- Connaissances du statut de la fonction publique
- Connaissances dans le domaine de la gestion des ressources humaines
- Connaissances générales du fonctionnement des collectivités territoriales, et plus particulièrement de l’organisation de la collectivité
- Connaissances des principes de conservation des documents administratifs
- Bonne capacité d’expression écrite et orale
Compétences travailler ensemble
- Capacité et goût pour le travail en équipe
- Capacité à alerter et à partager l’information
- Capacité d’adaptation aux changements et de polyvalence
- Capacités d’organisation, d’anticipation et de rigueur
- Appétence pour les chiffres
- Discrétion professionnelle
Compétences numériques
- Maitrise des outils bureautiques (Outlook, Word, Excel…)
- Maitrise des logiciels métiers (HR Access / e.sedit RH, eTemptation...)
- Maitrise des outils collaboratifs (Teams pour les réunions hybrides, espaces collaboratifs…)
- Appétence pour travailler dans un environnement dématérialisé et évolutif