Assistant.e du service ressources

Assistance du service : 
Proposer des outils bureautiques en lien avec les thématiques ressources humaines : tableaux de bord, schémas, tableaux de planification…
Assurer le traitement des dossiers gérés par le.la chef.fe de service ainsi que pour le compte des membres de l’équipe : prise de note, courriers, rédaction, mise en forme de documents…
Diffuser l’information (synthèse des informations, priorisation…), contribuer à la mise à jour de l’intranet, classer et archiver les documents.
Organiser la gestion des agendas en fonction des priorités du service, organisation de réunions, de séminaire de service, réservation de salles, tableau des congés…

Assurer l’accueil physique et téléphonique du service ressources, orienter les demandes au sein du service, participer aux permanences de l’accueil (8h30/17h30).
Peut participer ponctuellement à l’accueil de la délégation.

Assurer la gestion des cartes professionnelles. 
Anticiper et organiser l’arrivée de nouveaux agent.es (gestion matérielle, fournitures, accès et équipements informatiques, aide à l’organisation du parcours d’intégration…)

Recrutement : 
En l'absence de l'assistante recrutement, assister les chargé.es de recrutement dans la mise en œuvre de la procédure de recrutement permanent : 
- publicité des postes (interne, externe, publications payantes), 
- organisation matérielle des groupes d’entretien (planning, réservation de salles, préparation des dossiers, invitations aux entretiens).

Gérer les réponses négatives écrites aux candidat.es non reçu.es.

Gérer les demandes et le suivi administratif des stages, saisonniers, vacataires, PEC, apprenti.es… 

Participer à des salons de l’emploi, contribuer à l’attractivité des métiers de la collectivité.

Saisir des données et contribuer à la bonne tenue des tableaux de suivi.
Assurer le traitement des candidatures spontanées.
Veiller à la continuité des missions de recrutement.