Assistant administratif volant ou assistante administrative volante
Présentation de la direction
La délégation Nantes intervient sur les 24 communes de la métropole nantaise. Elle est garante de la proximité et de la continuité de service public auprès des habitantes et habitants. Son territoire présente tous les défis d’une grande agglomération dynamique, riche de ses paysages aussi bien urbains, agricoles ou naturels.
La réactivité des réponses de la délégation auprès des usagers ou partenaires, l’ancrage de ses interventions dans la proximité et le soutien, le développement d’un climat de bien-être au travail pour les agents sont au cœur de l’action des équipes de la délégation qui agissent au service des habitantes et habitants.
Présentation du service
Le service ressources concrétise les fonctions supports au territoire issues du mouvement de déconcentration dans une logique de proximité, d’efficacité et d’innovation. Les missions s’organisent autour de trois pôles : logistique, comptable et gestion des ressources humaines. Il assure la gestion des moyens humains, financiers et logistiques pour le bon fonctionnement de la délégation, met en œuvre la politique ressources du Département et garantit la qualité de l’accueil des usagers du territoire de la délégation.
Vos futures missions
Vous assurez les missions de remplacement et de renfort sur les postes administratifs de catégorie B et C pour l'ensemble des services de la délégation.
Accueil :
- Assurer la prise en charge de l'accueil physique et téléphonique du public (usager.ère, agent.e, partenaire, prestataire) pour les services de la délégation
- Assurer la gestion de l'agenda et du courrier (départ-arrivée)
- Mettre en forme les documents du service (rapport, courrier, note) et en assurer leur classement
- Commander et assurer le suivi des fournitures pour le service
- Actualiser les tableaux de bord statistiques
Gestion des dossiers :
- Gérer les dossiers selon les procédures en place
- Assurer les relations internes et externes associées aux dossiers
- Veiller au classement et à l'archivage des dossiers
Comptabilité :
- Gérer et vérifier les engagements, prépare les mandatements
- Vérifier les pièces justificatives de paiement
- Engager et liquider dans le logiciel comptable Grand angle
- Permetttre l'établissement et les mises à jour des tableaux de bord statistiques
Compétences attendues
Compétences :
- Connaissance institutionnelle du Département, des dispositifs et des circuits
- Maitrise l'outil informatique (Word, Excel, Outlook) et les logiciels métiers (Astre, Solis, GEDélib, Admimail)
Qualités attendues :
- Adaptation, rigueur, organisation
- Intégration de l'activité dans le cadre d'un collectif de travail